Software AG
            

Die Software AG ist ein globales Unternehmen im Bereich Unternehmenssoftware, das andere Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt. Sie wurde 1969 gegründet und beschäftigt über 5.000 Mitarbeiter in mehr als 70  Ländern. Diese Kundenreferenz beschreibt, wie die Software AG ihre eigenen Innovationen einsetzt – in diesem Fall webMethods.io Integration Platform as a Service.

Ein Kaufvertrag ist keine einmalige Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, sondern ein dynamisches Dokument, das sich bei kurzfristigen Änderungen anpassen muss. Nicht nur die Modalitäten und Preise  können sich ändern, sondern auch die Ansprechpartner im Vertrieb. Jedes noch so kleine Detail muss erfasst werden und für Revisionszwecke nachvollziehbar sein.

Schnelle Migration in die Cloud

Als die Software AG beschloss, 315.000 Dokumente aus einer On-Premise-Lösung für das Dokumentenmanagement in die neue Microsoft®-SharePoint®-Cloud zu verlagern, waren potenziell Tausende von Mitarbeitern davon  betroffen. Sales-, Presales- und Sales-Support-Mitarbeiter, Genehmigende, Verantwortliche für die Verlängerung von Betriebs- und Wartungsverträgen – sie alle müssen bei ihrer täglichen Arbeit auf diese Dokumente zugreifen können.

Und wie jedes andere Unternehmen wechselte die Software AG komplett in den digitalen Modus, als die Mitarbeiter aufgrund der COVID-19-Pandemie ins Homeoffice geschickt wurden. Da nun von der Erstellung bis zur  Unterzeichnung von Verträgen alles online abgewickelt werden musste, wurde die Bereitstellung der Dokumente in der Cloud umso dringender.

webMethods.io vollbringt Wunder

Für die Vertragsverwaltung bei der Software AG werden viele Systeme benötigt:

• Salesforce® – zur Erstellung und Verwaltung von Verkaufschancen
• webMethods PriSe – ein internes System für die Angebotserstellung
• Escriba – eine Plattform mit Vorlagen für die Vertragserstellung
• webMethods Global Deal Desk – zur Genehmigung von Vertragsabschlüssen
• DocuSign® – zur Vertragsunterzeichnung
• Braintribe CSP – das Dokumentenmanagementsystem
  

Insgesamt waren 315.000 Dokumente in Braintribe CSP gespeichert. Die installierte Version
wurde jedoch nicht mehr unterstützt. Der Anbieter habe einen neuen Vertrag abschließen
wollen, in dem Wartungskosten in Höhe von 100.000 USD pro Jahr vorgesehen waren,
erklärt Tim Brutscher, Projektleiter bei der Software AG.

„Wir haben uns für einen anderen Weg entschieden“, so Brutscher. „webMethods war bereits eng in den Vertragsverwaltungsprozess integriert. Daher dachten wir: ‚Warum bringen wir unsere Dokumente nicht einfach mit  webMethods.io in die Cloud?‘ Kosteneinsparungen und unbegrenzte Speicherkapazität lassen sich schließlich am besten realisieren, wenn wir unsere eigenen Produkte verwenden.“ webMethods.io ist die Integration Platform as a
Service (iPaaS) der Software AG. „Bei all dem wollten wir vor allem den Vertrieb möglichst wenig beeinträchtigen“, erklärt Brutscher. Wichtige Funktionen sollten während der Umstellung weiterhin verfügbar sein. Außerdem  musste die wichtige Backend-Funktionalität mit der Dokumentenablage revisionssicher und jeder Schritt nachvollziehbar bleiben.