Software AG
            

Man könnte sagen, dass wir einen Engpass in unserer Pipeline hatten. Unser Vertriebsteam weiß, dass es bei der Umwandlung von Leads in Opportunities nicht nur um Verkaufszahlen geht, sondern auch darum, potenziellen Kunden so schnell wie möglich die benötigten Lösungen zu bieten. Als das Vertriebsteam also Verzögerungen im Lead-to-Opportunity-Zyklus feststellte, wussten wir, dass es Raum für Verbesserungen gab.

Es gibt jedoch viele Gründe dafür, dass sich die Dynamik in der Vertriebspipeline verlangsamt hat. Anstatt Hypothesen zu bilden, die auf einem Bauchgefühl oder anekdotischen Beweisen beruhen, brauchten wir eine Möglichkeit, die Grundursache mit Sicherheit zu identifizieren - und dann einen klaren Plan zu erstellen, wie wir unsere Pipeline entlasten können. Die Antwort, so wurde uns klar, lag in unseren Prozessdaten.

Nachdem wir die Möglichkeiten analysiert hatten, wie wir diese Prozessdaten in Werte umwandeln könnten, entschieden wir uns, ein Process Mining Projekt zu starten. Es würde uns ermöglichen,

1. die Ursache für die Verzögerungen zu ermitteln,
2. die "idealen Wege" zu finden, auf denen wir die Prozesse besser automatisieren könnten, und
3. die Ist-Prozesse mit den Soll-Prozessen zu vergleichen, um mögliche Verbesserungen zu erkennen.

Wir sind in der glücklichen Lage, eine preisgekrönte Process-Mining-Lösung in unserem Produktportfolio zu haben – ARIS Process Mining. Sie arbeitet mit unserem ARIS-basierten Geschäftsprozessmanagement, lässt sich aber auch nahtlos in die vielen Systeme integrieren, die unser Vertriebsteam nutzt, darunter SAP, Salesforce, Marketo und Outreach - mit der Unterstützung von webMethods.

Mit der Einführung von ARIS Process Mining begannen wir mit der Analyse unserer Prozessdaten. Das Team erfasste mehr als 750.000 Salesforce-Fälle, die zur Ursachenanalyse und zur Modellierung einer besseren Lösung verwendet werden konnten. Dazu mussten die Daten Schritt für Schritt importiert und standardisiert werden, was durch unsere ARIS- und Professional Services Teams leicht gemacht wurde.

Aus der Analyse ging eindeutig hervor, dass es auf Schnelligkeit ankommt. Wir haben festgestellt, dass ein schnelles Nachfassen bei einem Marketing Qualified Lead (MQL) entscheidend für den Erfolg ist. Tatsächlich ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Lead qualifiziert wird, bei einer schnellen Weiterverfolgung eines Erstkontakts 7-mal höher. Dennoch gab es Raum für Verbesserungen. In einer Region zum Beispiel war die Nachverfolgungszeit 5x langsamer als der weltweite Durchschnitt.

Daraufhin haben wir einen neuen globalen Standard eingeführt, der von RPA unterstützt wird und vorsieht, einen Lead innerhalb von 4 Stunden zu klassifizieren und den Interessenten dann innerhalb von 24 Stunden zu kontaktieren.

Während die Optimierung unserer Pipeline noch andauert, haben wir bereits unmittelbare Ergebnisse des Projekts gesehen. In Nordamerika konnten wir die Umwandlung von Leads in Opportunities um 20 % steigern. Und weltweit haben wir die durchschnittliche Bearbeitungsdauer vom MQL zum Sales Qualified Lead (SQL) um 3 Arbeitstage oder 39 % reduziert.

Mehr Potenzial für Process Mining 

Im gesamten Unternehmen sind wir von den Ergebnissen begeistert. Wir haben jetzt eine ganz neue Pipeline - von Process-Mining-Projekten. Für das Vertriebsteam führen wir Konformitätsprüfungen durch, um den laufenden Lebenszyklus von Leads kontinuierlich mit dem idealen Pfad zu vergleichen. Wo immer es ein Problem gibt, werden wir eine Ursachenanalyse durchführen, um das Problem zu identifizieren und eine Lösung zu finden.

Wir haben auch Projekte mit der Personalabteilung geplant, um den Zyklus von der Anwerbung bis zur Einstellung zu verbessern. Bei anhaltendem Erfolg erwarten wir mehr und mehr Möglichkeiten zur Verbesserung durch Process Mining bei der Software AG.