Una introducción a la gestión de procesos de negocio (BPM)

El incidente no podía llegar en peor momento: un buque de 220.000 toneladas, con más metros de altura que la Torre Eiffel de alto, bloqueaba una de las vías navegables más transitadas de la Tierra. Cuando el Ever Given encalló en el Canal de Suez en marzo de 2021, las cadenas de suministro mundiales ya estaban al límite. Un año de interrupciones debido al Covid-19 había provocado el cierre de fábricas así como cambios en las preferencias de los consumidores, por lo que los procesos de negocio de todo el mundo estaban descoordinados. Las empresas se apresuraron a hacer frente a la escasez de containers, la saturación de los puertos y la falta de elementos clave como los microchips. El Ever Given empeoró una, ya de por sí, mala situación: en los seis días que estuvo bloqueado, se interrumpió el comercio mundial por un valor que alcanzí casi los 60.000 millones de dólares.

Hoy en día, la crisis de la cadena de suministro mundial continúa: los nuevos bloqueos en China y el conflicto entre Rusia y Ucrania han añadido nuevos riesgos y zonas de tensión. Sin embargo, Ever Given sigue siendo un potente símbolo de cómo las crisis en el mundo de los negocios pueden surgir en cualquier momento y de cómo las empresas nunca deben dar por sentados sus procesos. Ningún líder empresarial podría haber predicho que un solo buque crearía un cuello de botella tan masivo, o que una pandemia mundial alteraría el comportamiento de los consumidores de la noche a la mañana. Sin embargo, las empresas que cuentan con un profundo conocimiento de sus procesos -y que los documentaban digitalmente- están mucho más preparadas para aceptar el cambio y utilizarlo para impulsar la transformación empresarial.

Lo que es cierto en el contexto de la crisis mundial de la cadena de suministro también lo es en un sentido más amplio: en una era en la que el éxito se define por la velocidad de innovación, los procesos son más importantes que nunca. En Software AG, creemos que la mejor manera de prosperar en este mundo en permanente cambio es adoptar el BPM, o gestión de procesos de negocio. Utilizado por primera vez en la década de los 90, el BPM es un enfoque que ayuda a mejorar los procesos de una organización alineándolos con su estrategia y con el objetivo de mejorar la eficiencia. Más que un proyecto puntual, la gestión de procesos se define por la optimización y mejora continuas, ayudando a detectar y reducir los cuellos de botella operativos, acelerar el desarrollo de nuevos productos, cumplir las normativas en constante cambio, satisfacer las expectativas de los clientes y, en definitiva, ayudar a la empresa a prosperar por delante de la competencia.

¿Es una solución BPM lo que necesita tu empresa? Y si es así, ¿cuál es la mejor manera de empezar? En la siguiente guía, te presentaremos la gestión de procesos de negocio, su valor para las empresas y el potencial que tiene para ayudar a tu compañía a aprovechar todo el potencial de sus procesos.

En esta guía te mostraremos cómo el BPM puede ayudarte a diseñar operaciones que respondan rápidamente a los cambios, a garantizar que tu estrategia TI refleje la realidad empresarial, a forjar una plantilla más cohesionada, a mejorar la gestión del riesgo, a detectar y corregir ineficiencias, a simplificar el recorrido del cliente para mejorar su satisfacción y a utilizar la minería de procesos para tomar decisiones inteligentes y bien fundadas. Para empezar, sin embargo, vamos a profundizar un poco más en algunos de los usos principales del BPM.

Forjar una cadena de suministro capaz de soportar las crisis más imprevistas es un ejemplo de lo mejor del BPM. Sin embargo, la utilidad del BPM se extiende mucho más allá, a los retos que afectan a las empresas, al IT y los negocios. ¿Buscas mejorar la optimización de costes, reimaginar la experiencia del cliente, obtener información corporativa en profundidad, adaptarte rápidamente a las nuevas leyes y normativas u optimizar tus procesos para dar vida a la estrategia? ¿Tu empresa busca una herramienta para adoptar el cambio estratégico?

La gestión de procesos empresariales puede ayudarte a conseguir:

Transformación de procesos

Como ha puesto de manifiesto la crisis mundial de la cadena de suministro, las condiciones del mercado pueden cambiar de un momento a otro, y el éxito en el mundo empresarial actual exige una rápida evolución para mantenerse por delante de la competencia. Ese es el propósito de la transformación de procesos empresariales: reconocer nuevas oportunidades, observar y adaptarse a las cambiantes realidades del mercado y acordar un plan estructurado para transformar continuamente tu negocio apoyándote en bases nuevas y más sólidas. Una plataforma de análisis y gestión de procesos de negocio (BPA) proporciona una base para mantener alineadas la estrategia y las operaciones y orientar a todos los empleados en torno a una "única forma de trabajar". Puede ayudarte a forjar una profunda transformación del modelo de negocio, apoyar las migraciones de IT/cloud y poner en marcha la visión estratégica de la compañía en todas las operaciones.

Excelencia operacional

Para tener éxito en la reimaginación y transformación de toda la organización, es necesario alinear la visión del negocio (cómo ganar en el mercado) con la visión operativa (cómo dirigir la empresa). Al alinear tu organización de principio a fin con un sistema de gestión empresarial adaptable, obtendrás una mayor visibilidad de las operaciones y podrás tomar decisiones empresariales que causen impacto y que estén preparadas para el futuro.

Obtendrás la capacidad de desplegar procedimientos operativos y políticas en toda la organización a través de una única fuente de información compartida basada en la gestión automatizada de procesos. Cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento, puede contribuir a su transformación. Al adoptar el process mining, tu empresa podrá medir cómo se ejecutan los procesos y en qué se diferencian de como habían sido planificados. Tu empresa podrá así volver atrás y corregir cualquier discrepancia antes de que afecte a la cuenta de resultados.

Sostenibilidad

No hace mucho, la sostenibilidad era una palabra de moda que tenía poco que ver con el resultado financiero. Hoy está en el centro de todo, desde la reputación de la marca hasta la innovación, el aumento de los ingresos y el mantenimiento de un negocio próspero. Como líder empresarial, esta nueva normalidad puede parecer desalentadora: sea cual sea tu sector, es probable que te enfrentes a un número creciente de políticas, normas, leyes y marcos reguladores diseñados para forjar un mundo más verde, equitativo y respetuoso con el clima. ¿Cuál es la mejor manera de moverse por esta jungla de la sostenibilidad? Una solución "Green BPM" permite a tu empresa situar los procesos en el centro de la estrategia ESG con el fin de alcanzar los objetivos de sostenibilidad y asegurar la reputación de la marca, adelantándote a la competencia.

Continuidad empresarial

Incluso antes de que la pandemia de Covid-19 desestabilizara la producción mundial, la distribución y la demanda, ya eran cada vez más importantes la continuidad y la resiliencia de las compañías. Hoy en día, resiliencia significa ser capaz de reaccionar con flexibilidad a los rápidos cambios de los mercados y salir fortalecido tras superar una crisis. El BPM puede impulsar la continuidad de tu negocio priorizando los riesgos y el impacto empresarial, definiendo y priorizando medidas para contrarrestarlos, integrando las lecciones aprendidas de crisis anteriores y diseñando estrategias de recuperación y controles actualizados para adaptar los procesos y dirigir la compañía alejándola del caos..

¿Está preparada tu empresa para adoptar una transformación empresarial? En Software AG, creemos desde hace tiempo que la clave está en los procesos. Nuestra suite de productos líder en el mercado, ARIS, ha estado ahí desde el principio: El fundador de ARIS, el Dr. August-Wilhelm Scheer, es un pionero del BPM, que desarrolló la herramienta a principios de los años 90 como una forma de diagramar y modelar la mejora continua de los procesos basándose en el rendimiento real de los mismos. Durante 30 años, ARIS ha sido la solución de software de análisis y gestión de procesos empresariales número 1 en el mundo para aquellas organizaciones que buscan adoptar la transformación digital. ARIS permite una transformación empresarial gestionada y controlada rigurosamente en toda la compañía: en todos los departamentos, jerarquías, sistemas y ubicaciones. Proporciona a la empresa las herramientas y la información necesarias para tomar mejores decisiones y allanar el camino hacia la excelencia operativa.

No importa a qué se dedique tu empresa o su tamaño: ARIS puede hacerlo todo. ARIS es el único software BPM del mercado que apoya la transformación de tu compañía desde la estrategia hasta la operación a lo largo de las seis fases del BPM: desde la planificación, el diseño de los procesos, la implementación y la automatización; su despliegue, ejecución y puesta en funcionamiento, hasta la medición y el control. ARIS actúa como un punto único para obtener una sola forma de trabajar. Es la única solución del mercado que combina el modelado y la minería en una única herramienta, desbloqueando ventajas que es poco probable que se consigan con herramientas independientes.

¿Cuáles son las seis fases del ciclo de vida de la gestión de procesos empresariales?

Ejemplos reales y aplicaciones del BPM

Descubre cómo ARIS puede guiarte a través del ciclo de vida del business process management obteniendo información de clientes de Software AG de los sectores de la energía, el retail, alimentación y bebidas, healthcare, banca y desarrollo de producto.

¿Cuáles son las ventajas del BPM y de ARIS?

ARIS no sólo ofrece los fundamentos básicos del BPM, sino que también ayuda a las empresas a adoptar otras disciplinas empresariales, desde la minería de procesos hasta el riesgo y el cumplimiento.

• Minería de procesos. ¿Tu empresa ha invertido ya tiempo en mapear y diseñar los procesos de negocio? Si es así, ¿se está trabajando con los procesos como se había previsto? El process mining, un método de análisis que "mina" todos los datos de sus procesos para el descubrimiento y la mejora continua, puede ayudarte a alcanzar el siguiente nivel de madurez con los procesos. Con ARIS Process Mining, garantizarás tanto la conformidad como el cumplimiento al descubrir las deficiencias que requieren ajustes en el diseño, los sistemas de soporte o necesidades de formación para los empleados. Obtendrás información crítica que te permitirá comprender cómo funciona realmente tu empresa y realizar los cambios necesarios para que los procesos se ejecuten de acuerdo con lo previsto.
• Riesgo y cumplimiento.. Sea cual sea el sector de tu empresa, deberás tener en cuenta el riesgo (desde las cadenas de suministro hasta el cumplimiento de las normativas, pasando por el robo de recursos digitales y las brechas de seguridad de los datos). En el mundo digital actual, en el que los macrodatos y el IoT han creado una red de información completamente nueva, la gestión proactiva de los riesgos es más importante que nunca. ARIS Risk & Compliance Management permite a tu empresa adoptar un enfoque centrado en los procesos para crear, implementar y operar un sistema de gestión de riesgos y cumplimiento en toda la empresa. Tu compañía estará más preparada que nunca para identificar y documentar riesgos, cumplir las regulaciones básicas, gestionar incidentes y pérdidas, realizar auditorías empresariales y confirmar nuevos procesos. Tendrás la tranquilidad de saber que estás haciendo todo lo que está en tus manos para proteger y preservar la integridad de tu empresa.

¿Pueden soportar tus procesos la presión?

¿Está preparada tu empresa para aprovechar toda la potencia de sus procesos? ¿está preparada para comprometerse a llevar a cabo una mejora continua que le ayude a poner en marcha una visión estratégica y resistir la presión de la incertidumbre macroeconómica? Ponte en contacto con nosotros para saber más sobre cómo ARIS puede impulsar la transformación de los procesos de negocio y de la excelencia operativa.