Software AG
            

Als Software-Pioniere einer wahrhaft vernetzten Welt sind wir seit langem von der Idee der operativen Exzellenz getrieben.

Seit unserer Gründung im Jahr 1969 haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu helfen, schneller Herausforderungen zu erkennen, zu entscheiden, zu handeln und erfolgreich zu sein  — unter anderem durch unsere branchenführenden Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement. Heute ist dieses Streben nach exzellenten Prozessen auch eine interne Angelegenheit: Um Qualitätsmanagement, Geschäftskontinuität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, verlassen wir uns weitgehend auf ARIS Enterprise, unsere Spitzenlösung für die Umgestaltung von Geschäftsprozessen.  

Diese Kultur der operativen Exzellenz, hat sich jedoch nicht über Nacht entwickelt. Unsere Geschichte mit ARIS reicht weit zurück: Wir begannen vor mehr als einem Jahrzehnt damit die Plattform zu nutzen — noch bevor wir sie 2009 im Rahmen einer Fusion übernahmen.  Dennoch brauchten viele Abteilungen Zeit, um sich darauf einzulassen. Das bedeutete, dass unsere dokumentierte Prozesslandschaft noch lange nicht vollständig war.

Dies änderte sich schließlich 2014, als wir beschlossen, die ISO-Zertifizierung für Qualitätsmanagement anzustreben: ein globaler Standard, der die Fähigkeit eines Unternehmens nachweist, Produkte und Dienstleistungen zu liefern, die die Anforderungen von Kunden und Behörden durchgängig erfüllen. Dafür benötigten wir eine einfache Möglichkeit, den Auditoren zu zeigen, wie unsere Zielprozesse in der Praxis ablaufen. Glücklicherweise hatten wir ein perfektes Werkzeug. 

"Mit ARIS waren wir in der Lage, komplette Prozessmodelle zu erstellen, die den Auditoren genau das lieferten, was sie brauchten", sagt Frank Simon, Senior Vice President für Audit, Processes & Quality bei der Software AG. "Wir haben die Zertifizierung erhalten — und damit eine unternehmensweite Wertschätzung für die Fähigkeit der Plattform, Prozesse kontrolliert und transparent zu machen." 

Ein neuer Blick auf ein erfolgreiches Produkt

Für die Software AG war dieses Qualitätsmanagement-Audit ein Zen-Moment: Wenn ARIS diese Aufgabe so mühelos bewältigen konnte, dann könnte es auch in anderen Bereichen große Vorteile bieten. Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens, vom Back-Office bis zur Forschung und Entwicklung, begannen sich mit den Fähigkeiten von ARIS auseinanderzusetzen. ARIS Business Design & Strategy bietet eine unübertroffene Fähigkeit, Geschäftsprozesse zu entwerfen, zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren und gleichzeitig visuell ansprechende Dashboards und Diagramme, Customer Journey Mapping und eine detaillierte Szenarienplanung anzubieten. ARIS Rollout & Change Management hilft Mitarbeitern, die Betriebsabläufe besser zu koordinieren — und die Geschäftskontinuität im Falle von Systemausfällen zu gewährleisten. Mit ARIS Risk & Compliance Management bewerten wir die Effektivität unseres internen Kontrollrahmens und verfolgen interne Audits besser.

Bewährt sich immer wieder neu

In den Jahren seit dieser ersten ISO-Zertifizierung hat ARIS seine Leistungsfähigkeit bei zahlreichen Gelegenheiten unter Beweis gestellt. Die Lösung spielte eine wesentliche Rolle, bei der Einhaltung der Allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union (GDPR), die 2016 von der EU verabschiedet wurde. Hier war ARIS Risk & Compliance Management von entscheidender Bedeutung: Es ermöglichte uns, unsere Verpflichtungen im Rahmen der Verordnung mit unserer Geschäftsprozesskarte zu verknüpfen, zu identifizieren, welche Prozessschritte betroffen waren, und bei Bedarf einfach Risikobewertungen der Datenauswirkungen zu erstellen. Heute verwenden wir ARIS als Teil des Datenschutzmanagementsystems (DPMS) und dokumentieren insbesondere die folgenden Prozesse:

• Umgang mit Datenschutzverletzungen
• Umgang mit Datenanfragen
• Datenschutzfolgenabschätzung (DPIA)

ARIS hat uns auch dabei geholfen, zwei weitere wichtige ISO-Zertifizierungen zu erhalten — für die Geschäftskontinuität und das Informationssicherheitsmanagement. Die Einhaltung der ersten Zertifizierung war in der Anfangsphase der Covid-19-Pandemie eine große Hilfe: Als die Kunden ihre Softwarelösungen umstellen mussten, um mit den Auswirkungen der Pandemie — von der Schließung von Büros bis hin zur Beeinträchtigung des elektronischen Geschäftsverkehrs - fertig zu werden, konnten wir ihre Anfragen über unsere Qualitäts- und Kontinuitätswebseite umgehend beantworten. "Die Tatsache, dass unsere Prozesse bereits mit ARIS dokumentiert waren, war der Schlüssel, um schnell zu reagieren", sagt Simon. "In einer Business-Continuity-Situation kann man die betroffenen Prozesse, Standorte oder Teams leicht identifizieren - und handeln, bevor das Problem eskaliert." 

Ermutigt durch diesen jüngsten Erfolg arbeitet die Software AG weiter an der Verbesserung der internen ARIS-Erfahrung. Derzeit arbeiten wir mit einer Design-Thinking-Methode, um die Reichweite von ARIS im gesamten Unternehmen zu erhöhen und unseren Anwendern zu helfen, das Beste aus der Plattform herauszuholen. Wir haben auch einen Prozess eingeleitet, den wir "Customer Journey Mapping" nennen, bei dem die Mitarbeiter ARIS nutzen, um ihre Zuständigkeiten und Berührungspunkte mit den Kunden zu dokumentieren — was ihnen ermöglicht, einen besseren Kundenservice zu bieten. Je mehr wir die Nutzung der Plattform ausweiten, desto wirkungsvoller wird sie, wie wir festgestellt haben: Die äußerst intuitive Benutzeroberfläche von ARIS bedeutet, dass wir Informationen von einem Anwendungsfall zum anderen leicht wiederverwenden können. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern macht auch die Dokumentation von Prozessänderungen überflüssig. "Sobald man eine Grundlage in ARIS hat, ist es unglaublich einfach, sie für andere Bereiche anzupassen", sagt Simon.

Dies ist nur einer der vielen Vorteile einer Prozessmanagementlösung, die bei den Kunden der Software AG seit langem beliebt ist und von den Mitarbeitern aller Abteilungen unseres Unternehmens zunehmend geschätzt wird.