GDRFAD
            

Das General Directorate of Residency and Foreigners Affairs - Dubai (GDRFAD) ist die Regierungsbehörde, die für die Staatsbürgerschaft, die Aufenthaltsgenehmigung und den Hafenzugang der Vereinigten Arabischen Emirate (VAE) zuständig ist. Die mehr als 5.000 Mitarbeiter der Behörde, die an 21 verschiedenen Standorten tätig sind, haben es sich zur Aufgabe gemacht, Dubai zur "glücklichsten Stadt der Welt" zu machen.

Regierungen auf der ganzen Welt stehen vor großen politischen, wirtschaftlichen und sozialen Veränderungen. Im Zentrum all dieser Veränderungen sollten die Bürger stehen. In der Realität gibt es aber es nur wenige Regierungen, die digitale Maßnahmen ausrollen, die den Menschen wirklich die Vorteile einer modernen Verwaltung bieten. Die Stadt Dubai ist eine davon. Ihre Strategie 2021 ist aus der Vision der VAE 2071 entstanden: die führende Nation der Welt zu sein. Und ein Hauptkandidat für die Transformation ist das General Directorate of Residency and Foreigners Affairs - Dubai (GDRFAD).

Als eine der meistbeschäftigten Behörden bietet GDRFAD 600 verschiedene Dienstleistungen an und arbeitet mit 10 anderen Dienstleistern zusammen. Aber im Jahr 2017 war die Behörde noch langsam und oft nicht reaktionsfähig. Die Geschäftsarchitektur hinderte sie daran, sich neu zu erfinden. Drei ungleiche Einheiten verwalteten Risiken und Compliance alles andere als einheitlich. "Wir wollten agiler auf die Anforderungen von 42 Abteilungen reagieren und unser Ziel erreichen, unsere smarten, intelligenten und reaktionsschnellen Dienste zu verbessern", sagt Major Khalid Bin Mediah, stellvertretender Direktor der Abteilung Smart Services.

Ein großer digitaler Schritt für Dubai

Im selben Jahr wurde mit dem lokalen Partner Palmira Software House LLC ein großer Schritt nach vorne gemacht. Das Team wusste genau, was passieren musste, um den GDRFAD durch die digitale Transformation zu führen. Die Agentur musste die IT durch eine "Geschäftsschicht" an die neue Ausrichtung anpassen, eine agile Unternehmensarchitektur einrichten, einen Prozessmanagementfluss schaffen, um der Agentur zu helfen, schneller zu reagieren, ein API-basiertes Serviceportfolio-Management implementieren, den Compliance-Prozess digitalisieren und konsolidieren und - was für ein ehrgeiziges Führungsteam vielleicht am wichtigsten war - die Zielerreichung in Echtzeit überwachen und verfolgen. Nur ein einziges Softwarehaus, das zudem auch regional präsent ist, konnte die Aufgabe bewältigen: Palmira wandte sich an die Software AG.

Eine neue Architektur mit ARIS und Alfabet

Ein Hauptproblem war die Kluft zwischen der IT und der operativen Umsetzung. Captain Amer bin Adhed Almehairi, Director of Applications, sagt: "Unsere IT-Abteilung brauchte eine klare Sicht auf die Architektur des Unternehmens, um vom 'Ist-Zustand' in die 'Zukunft' zu gelangen, und wir brauchten eine robuste Lösung, um das zu erreichen." Mit ARIS von Software AG begann GDRFAD mit der Erfassung von Rohdaten aller Aspekte der Geschäftsabläufe. Die Umsetzung ging schnell vonstatten. In nur acht Monaten konnte GDRFAD seine aktuelle Geschäftsarchitektur erfassen und die neue einführen. Strategie, Services, Prozesse, Organisationsstruktur und Customer Journeys - es wurde alles erfasst. Dies erfassten Abläufe konnten dann mit Hilfe von Process Governance Workflows überwacht werden. Hier fand man schnell Potenzial für weitere Verbesserungen.

Service-Updates im Web über ARIS-API bereitstellen

Während der Implementierung entdeckte die GDRFAD weitere Funktionen in ARIS, wie z. B. das Potenzial zur Integration mit den mehreren Websites, die die GDRFAD betreibt. Brigadier Hussain Ibrahim kam auf eine innovative Idee, um Zeit zu sparen und Service-Updates zu automatisieren. Er erklärt: "Da alle Details zu den Diensten in ARIS erfasst und gepflegt wurden und durch Prozess-Governance geregelt sind, dachte ich mir, dass wir diese Dienste direkt mit unseren Websites verknüpfen könnten, um Service-Updates zu automatisieren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen und ein einziges Repository für Änderungen zu gewährleisten." Palmira nahm die Herausforderung an und implementierte eine Lösung über die ARIS-API-Schnittstelle ohne zusätzlichen Aufwand für die IT- oder Business-Teams.

Eine Echtzeit-Aufnahme der IT-Landschaft mit Enterprise Architecture Management

Während die Geschäftsarchitektur Gestalt annahm, wurde auch mit Alfabet von Software AG gearbeitet. Ein 20-köpfiges Team machte sich an die Arbeit und überprüfte die aktuelle Anwendungs- und Infrastrukturarchitektur. Alfabet verschaffte ihnen einen glasklaren Überblick. Kapitän Amer Bin Adhed sagt über diese Erfahrung: "Im Laufe meiner Karriere habe ich schon viele Projekte umgesetzt - aber Alfabet war anders. Dieses Projekt hat die Kultur in der GDRFAD verändert - und eine Kultur zu verändern ist keine leichte Aufgabe. Mit Alfabet haben wir erfolgreich den größten Teil unseres Anwendungsportfolios, der Infrastruktur und der Geschäftsebene identifiziert. Und wir waren in der Lage, einige Anwendungen, Server und andere Artefakte in den Ruhestand zu schicken."

Risikomanagement wird zur Freude

Inzwischen kamen auch aus der Abteilung Governance, Risk and Compliance (GRC) glänzende Berichte. Zuvor waren sie damit beschäftigt, wichtige Risikoindikatoren manuell zu aktualisieren, interne Kontrollmaßnahmen zu identifizieren sowie Vorfälle und Probleme zu erfassen - plötzlich eröffnete sich ihnen eine ganz neue, synchroniserte Welt. "Mit ARIS für das Risiko- und Compliance-Management und das Prozessmanagement waren unsere Compliance-Pläne alle synchronisiert", sagt Hanan Al Marzogi. Kapitän Mohamed Al Merri fügt hinzu: "Risikomanagement wurde zu einem Prozess, der Freude bereitet." In allen drei Einheiten wurde mit Alfabet ein Workflow für das Bedarfsmanagement eingerichtet. Das Team konnte nicht nur Kosten einsparen, sondern auch Doppelarbeit vermeiden, indem es Auditpläne konsolidierte und mit anderen Abteilungen synchronisierte.

Den Wert der digitalen Transformation freisetzen

Nach nur zwei Jahren ist GDRFAD eine schlanke, leistungsfähige digitale Maschine. Und die Zahlen sprechen für sich: Mit Alfabet kann das IT-Management genau sehen, wie ihre Anwendungen, Funktionen und Geschäftsprozesse miteinander verbunden sind. Es gibt ihnen ein Echtzeit-Bild ihrer IT-Landschaft, in dem sie Lebenszyklen identifizieren und die Pipeline in Bezug auf Finanzen und Strategie verstehen können. Und ARIS hat die IT und das Geschäft buchstäblich zu einer einzigen Quelle der Wahrheit vereint. Letztendlich wurde die Mission der Agentur erfüllt. "Bei GDRFAD nutzen wir tatsächlich eine Plattform, um das Geschäft und die IT zu verstehen und unsere internen Kontrollen, Governance- und Audit-Pläne zu verwalten", sagt Noora Ayoub aus der GRC-Abteilung. Und da Dubai und die VAE die Grenzen für die Digitalisierung der Verwaltung weiter vorantreiben, werden diese Errungenschaften nicht unbemerkt bleiben.