Oesterreichische Kontrollbank
            

Die Oesterreichische Kontrollbank AG (OeKB) ist eine der zentralen Finanz- und Informationsdienstleisterinnen für die Exportwirtschaft und den Kapitalmarkt in Österreich. Sie befindet sich im Eigentum von Kommerzbanken mit Sitz in Österreich und ist an Unternehmen beteiligt, die in den Bereichen Kreditversicherung und -finanzierung, Kapitalmarkt, Investitions-, Entwicklungs- und Tourismusfinanzierung tätig sind. Gemeinsam bilden sie die OeKB Gruppe.

Die OeKB Gruppe stärkt seit 75 Jahren den Standort Österreich mit ihren zahlreichen Services für Unternehmen und schafft attraktive Rahmenbedingungen für die nationale Wirtschaft und den Export- und Kapitalmarkt. Außerdem spielen Nachhaltigkeitsaspekte wie Entwicklungsfinanzierung, Services für den Energiemarkt und Förderung der Investitionen in heimische Tourismusinitiativen eine immer stärkere Rolle. Keine Frage, dass die OeKB hohe Maßstäbe im Umgang mit ihren Risiken anlegt und Wert auf einen generischen, gesamthaften Blick legt.

Die Antwort der Bank auf die zunehmenden Anforderungen ist smart: Sie hat sich die Aufgabe gestellt, ihre Prozesse mittels eines modernen Tools auf eine strategische Ebene zu heben und zeitgleich einen konzernweiten Überblick über die Risiken zu erhalten. Das Ziel dahinter ist kein geringeres als die Operational Excellence zu verbessern, wandlungs und zukunftsfähig zu bleiben.

Diese Anforderungen haben die OeKB Gruppe nach einem intensiven Auswahlprozess in die Nähe der Software AG und von ARIS gebracht: Mit integrierter Process-Governance und voreingestellten Workflows ist ARIS das Tool für strategisches Risk and Compliance Management, das Ausrollen von Policies und Prozessmanagement. „Mit ARIS haben wir die richtige Lösung gefunden: Diese Lösung ermöglicht uns, Prozesse und Risiken strategisch zu managen, sie bietet komfortable Dashboards für einen Gesamtüberblick, ist benutzerfreundlich und stellt eine dezentrale Anwendung ohne exorbitante Kosten sicher“, so Regina Janitsch, Senior Manager, Organisation und Prozessmanagement, OeKB Gruppe.

Alle Prozesse unter einem Dach – mit ARIS

Die finale Lösung wurde im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) sorgfältig ausgewählt. Die OeKB Gruppe hat sich ca. drei Monate Zeit genommen, um zunächst mit Unterstützung der Software AG ihre Anforderungen zu definieren. In der Folge hat sich die OeKB Gruppe für das integrierte Management-Tool entschieden, das ihre verschiedenen Anforderungen datenbankgestützt integrieren und die beiden Welten Prozess- und GRC-Management
(Governance, Risk & Compliance) zusammenführen kann.

Das Besondere an ARIS ist die Integration von Prozessen, Risiken und Kontrollen in einem zentralen Enterprise-Management-System als Single Source of Truth. ARIS schafft es, die Geschäftsprozesse der OeKB Gruppe umfänglich in der gewünschten Gesamtsicht darzustellen und die zugehörigen Business-Aspekte wie Risiken/Kontrollen und Verantwortungen auf der Modellebene Prozess sichtbar zu machen.

Zahlreiche Vorteile für mehr Operational Excellence

„ARIS wird bereits jetzt als echte Arbeitserleichterung im Vergleich zur früheren Vorgehensweise empfunden. In diesem Zusammenhang möchten wir auch die ausgezeichnete fachliche Beratung der Software AG durch das Professional-Services-Team hervorheben, das uns intensiv begleitet hat“, so das Fazit von Regina Janitsch.

Neben der Abbildung und Klassifizierung der nichtfinanziellen Risiken – generische Risiken im Unternehmen sowie prozessgebundene Risiken im IKS – bringt ARIS der OeKB Gruppe viele Vorteile, insbesondere Benutzerfreundlichkeit und Transparenz: Die Risiken können zentral für die gesamte Gruppe per Dashboards abgebildet werden, aber zugleich können die Tochtergesellschaften ihre eigenen Risiken darstellen und beurteilen, sehr komfortabel auf Knopfdruck und ganz ohne spezielles Tool-Wissen.

Außerdem Business-Continuity und Compliance: Systembrüche, aufwendige manuelle Importe und Exporte von Excel-Dateien in das bisherige zentral verwaltete Risikomanagement-Tool sowie nicht revisionssicher abgelegte Dokumente gehören der Vergangenheit an. Mit der Verzahnung von Prozess- und Risikomanagement kann die Bank ihre strategische Neuausrichtung umsetzen und den hohen regulatorischen Anforderungen toolgestützt nachkommen. Zugleich stärkt sie ihr Standing als smartes Unternehmen.

Und natürlich Kostenersparnis gegenüber alternativen Anbietern: Das Lizenzmodell und das einfache, dezentrale Modellieren von Prozessen helfen der Bank insgesamt Kosten zu senken und sich schlanker und kundenorientierter aufzustellen. Das erste Go-live beim Risikomanagement fand bereits im September 2020 statt mit insgesamt 50 dargestellten Prozessen und 300 Risiken. Nach und nach werden sämtliche IKS-Prozesse ins
Prozessmanagement überführt.

Alles in allem ist die OeKB jetzt smart für die Zukunft aufgestellt und denkt bereits über die nächsten Schritte in Richtung Messung und Steuerung von Prozessen nach. Process-Mining ist im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung der Prozesse ebenfalls ein Thema, das im Fokus ist. Auch damit folgt die OeKB Gruppe konsequent ihrem gewählten Weg zu mehr Operational Excellence!