Public Authority for Civil Information (PACI), Kuwait
            

Die Public Authority for Civil Information (PACI) ist die zentrale zivile Behörde Kuwaits. PACI ist für eine Reihe von staatlichen Dienstleistungen zuständig und dient sowohl kuwaitischen Bürgern und Ausländern als auch einer Reihe von Regierungsbehörden und Ministerien in Kuwait. PACI beschäftigt fast 1.400 Mitarbeiter und hat seinen Sitz in Surra in Kuwait-Stadt. Das Fehlen einheitlicher Standards und Dokumentationen führte im Laufe der Jahre dazu, dass wichtiges geschäftliches und technisches Wissen isoliert und von einigen wenigen erfahrenen Mitarbeitern abhängig war. PACI brauchte die Kontrolle über sein eigenes Wissen und seine Systeme und musste die zunehmende Ineffizienz beseitigen. Durch den Einsatz von ARIS konnte das Unternehmen seine Systeme modernisieren und Änderungen einführen, die sich auch weiterhin positiv auf die Benutzerfreundlichkeit auswirken.

PACI ist für die Verwaltung eines breiten Spektrums an zivilen Informationen verantwortlich - einschließlich persönlicher Identitäts- und Familieninformationen, Gebäude- und Wohndaten, Kreditgeschichte und Aufenthaltsstatus. Von PACI wird auch erwartet, dass es Änderungen vornimmt und neue kuwaitische Erlasse in Bezug auf den Wohnsitz und andere zivile Angelegenheiten zeitnah umsetzt.

Seit über 25 Jahren stützt sich PACI bei der Verwaltung der kuwaitischen Bürgerdaten auf die stabilen Adabas und Natural Mainframe-Systeme und -Anwendungen. Die allmähliche Erosion der technischen Wissensbasis und des Fachwissens über Geschäftsprozesse in Verbindung mit einer unzureichenden Dokumentation und inkonsequenten Änderungsmanagementpraktiken führte jedoch zu einer Verschlechterung der Geschäftskontrolle und -flexibilität.

PACI befand sich an einem kritischen Punkt. Die Umsetzung neuer Erlasse und Benutzeranfragen dauerte zu lange, und kleinere Systemaktualisierungen oder andere Modernisierungsbemühungen wurden als zunehmend riskant angesehen. Der Generaldirektor von PACI, Musad Al-Asousi, wusste, dass das Team zunächst die Kontrolle über seine Informationen erlangen musste, um PACI voranzubringen, insbesondere bevor größere Änderungen in Betracht gezogen werden konnten. "Wir mussten wichtiges PACI-Wissen, das unzusammenhängend oder verloren gegangen war, erfassen und zentralisieren sowie die Zusammenarbeit im Team ermöglichen und die Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessern", so Samer Ghanim, IT-Experte.

"Wir wussten, dass unsere Systeme und Anwendungen selbst nicht das Problem waren", so Ghanim. "Es war der Mangel an brauchbaren Informationen über sie, der uns einschränkte. Man kann etwas nicht verbessern, wenn man den Prozess nicht versteht."

Eine systemische Transformation

An dieser Stelle wandte sich PACI an Software AG, um mit ARIS und webMethods zu einer Problemlösung zu kommen.

In der ersten Phase der Systemerneuerung implementierte PACI ARIS, eine führende Softwarelösung für die Analyse und das Management von Geschäftsprozessen. ARIS ermöglichte es PACI, seine Geschäftsprozesse durchgängig zu dokumentieren und das alte Wissen, das bei einzelnen Mitarbeitern gespeichert war, in eine unternehmensweite Wissensdatenbank zu übertragen. Dadurch wurde wertvolles Wissen demokratisiert und das Unternehmen erhielt den Überblick, den es dringend benötigte.

"Der Einsatz von ARIS ermöglicht es uns, unser Geschäfts- und Systemwissen effektiv zu nutzen", so Ghanim. "Jetzt können wir unsere Geschäftsprozesse und Transaktionen klar erkennen und verwalten. Wir können mit viel größerer Sicherheit planen, weil wir die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen vor der Implementierung schnell analysieren können."

In der zweiten Phase der Transformationsstrategie implementierte PACI webMethods, ein Integrationstool, das Ghanim als seine bisher stolzeste Errungenschaft bezeichnet: die vernetzte PACI Integration Platform. Dank der Dokumentation und Transparenz, die ARIS ermöglicht, konnte PACI webMethods nutzen, um den internen Datenaustausch und die Datenrecherche zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und Datensilos abzubauen.

"Mit Hilfe von ARIS und webMethods konnten wir die Kontrolle über unsere Umgebung zurückgewinnen", so Ghanim. "Diese Tools haben uns geholfen, eine Struktur und ein System zu schaffen, das es uns ermöglicht, als Organisation unabhängig zu handeln."

Ein transparentes, integriertes und skalierbares System

Abbildung von Geschäftswissen für alle

Mit Hilfe der ARIS-Suite der Software AG konnte das Team von System- und Geschäftsanalysten bei PACI mehr als 70 wichtige Prozesse der Servicebereitstellung erfolgreich abbilden. Dies war die erste durchgängige Dokumentation der PACI-Prozesse, die das gesamte Unternehmen befähigte. Wo sie vorher bei langjährigen Mitarbeitern nachfragen mussten, die dieses Wissen verinnerlicht hatten, konnten die Mitarbeiter nun jeden Prozess selbst nachschlagen, um wichtige Details wie den Geschäftsinhaber, die Prozessschritte und die obligatorischen Dokumente herauszufinden. "Wir haben enorm viel Zeit gespart und unsere unternehmensweite Wissensbasis erheblich erweitert", so Al-Asousi.

Technologische Transparenz

Mithilfe von ARIS hat PACI auch die technischen Elemente abgebildet und dokumentiert, die die einzelnen Prozesse der Leistungserbringung unterstützen - insgesamt 400 Transaktionen und 1.400 Objekte. Dadurch konnten die PACI-Entwickler die einzelnen Prozessabläufe klar erkennen und verwalten und die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderungen besser einschätzen.

Dank dieser neuen Transparenz konnten sie schnell erkennen, welche Transaktionen geändert werden sollten und welche Objekte davon betroffen waren. Sie konnten auch leicht feststellen, wo der Code gestrafft werden musste, und sie konnten leicht feststellen, wer etwas zuletzt aktualisiert hatte und wann.

"Das Wichtigste, was uns ARIS gebracht hat, ist Transparenz. Wir müssen nicht mehr in den Code selbst eindringen, um eine Information zu extrahieren oder eine Änderung, Korrektur oder Fehlersuche durchzuführen. Alles kann über ARIS mit ein paar Klicks erledigt werden", so Ghanim.

Gesteigerte Effizienz der Entwickler

Die verbesserte Dokumentation, die Standards und die Prozesse haben die Produktivität der Entwickler und die Teamarbeit erheblich gesteigert.

"Früher brauchte ein Entwickler bis zu mehreren Stunden, um die Auswirkungen einer Änderung zu analysieren; jetzt geht es im Durchschnitt etwa 70 Prozent schneller", so Ghanim. "Außerdem ist es für die Entwickler einfacher, Änderungen in viel kürzerer Zeit vorzunehmen, und die zentral gemeinsam genutzte Dokumentation ermöglicht allen eine bessere Zusammenarbeit. Wichtige geschäftliche und technische Informationen bleiben nicht länger im Dunkeln oder sind auf einige wenige Schlüsselpersonen beschränkt."

Der Einsatz von ARIS als Enterprise-Management-System hat PACI einen Überblick über das gesamte Unternehmen und alle seine Systeme verschafft. Es hat PACI in die Lage versetzt, Geschäftsprozesse besser zu gestalten, zu analysieren, zu optimieren und zu kommunizieren, um die Effizienz zu steigern.

"Früher mussten wir viel ausprobieren, aber jetzt kann ich genau sehen, welche Komponenten in ARIS geändert werden müssen", sagt Al-Asousi. "Früher hat es eine Woche gedauert, bis wir das Problem gefunden haben, aber jetzt dauert es nur noch einen Arbeitstag.

Integrierte Systeme

Nach der Einrichtung der Wissensbasis in ARIS startete PACI die zweite Phase der technologischen Transformation - die interne Integration. Durch den Einsatz von webMethods der Software AG konnte PACI die interne Integration zwischen seinen Systemen sowie den Datenaustausch mit anderen PACI-Systemen und Partnern auf effiziente und skalierbare Weise realisieren.

Während PACI früher eine Woche - und viel mühsame Arbeit - für die manuelle Integration mit einem Partner benötigte, kann es jetzt die gleiche Integration innerhalb von 48 Stunden erreichen. "Unabhängig von der Größe des Dienstes dauert es jetzt dieselben 48 Stunden", sagt Ghanim. "Wir verbinden ihn einfach mit dem Adapter, generieren den Service, veröffentlichen ihn und senden ihn an den Kunden zur Nutzung."

Mit webMethods ist es PACI gelungen, die Komplexität deutlich zu reduzieren und so die Integrationsprozesse zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Die PACI-Integrationsplattform

Vor allem aber hat die Kombination von ARIS und webMethods PACI in die Lage versetzt, eine bahnbrechende Plattform zu entwickeln, auf die das Team sehr stolz ist - die PACI Integration Platform (PIP). Die PACI-Integrationsplattform ist das digitale Rückgrat, das PACI das heutige Maß an Agilität und Belastbarkeit ermöglicht. Die Plattform ist eine Kombination aus Modellen, Architektur, Diensten und Prozessen, die alle zusammen ein wirklich vernetztes Unternehmen ermöglichen. "Es ist wie eine Open-Source-Umgebung. Jedes einzelne Teammitglied hat Zugriff auf alle Modelle, Dokumente und Codes in allen unseren Systemen. Wir laufen nicht mehr Gefahr, Informationen zu isolieren oder einzelne Fehlerquellen zu haben. Informationen werden jetzt demokratisiert und von Einzelpersonen auf ein transparentes, integriertes System übertragen."

Die Weichen für die Zukunft stellen

Der Einsatz von ARIS zur zentralen Bereitstellung der gesamten technischen und geschäftlichen Dokumentation hat es PACI ermöglicht, bewährte Verfahren zur Standardisierung, Entwicklung und zum Änderungsmanagement anzuwenden. Dadurch hat sich die Erfolgsquote bei Produktionsänderungen deutlich verbessert - sie liegt jetzt bei 80 Prozent und steigt weiter.

Der durch webMethods gestraffte Integrationsprozess hat ebenfalls zu einer höheren Effizienz und Kundenzufriedenheit geführt. Vor allem aber hat die PACI-Integrationsplattform die durchgängige Transparenz geschaffen, von der Ghanim für sein Unternehmen immer geträumt hat.

"Durch die Optimierung unserer Systeme hat sich bei PACI Erstaunliches getan", so Ghanim. "Jetzt verbringen wir unsere Zeit damit, zu analysieren, was getan werden muss, anstatt nach Informationen zu suchen. Meine Entwickler sind zufriedener, sie haben Spaß an ihrer Arbeit, und die Gesamtproduktivität hat sich deutlich erhöht."

"Dies ist erst der Anfang", so Al-Asousi, "Unsere gesamte Organisation ist nun in der Lage, die strategische Vision von PACI und unser Engagement für hervorragende Dienstleistungen besser zu unterstützen. Unser Weg in die Zukunft ist offen."