Departement Seine-Maritime
            

Das Department Seine-Maritime (76) ist das fünfzehntgrößte Frankreichs. Seine Fläche beträgt 6.277 km² und umfasst 35 Bezirke sowie 708 Gemeinden, mit einer Präfektur in Rouen und Unterpräfekturen in Le Havre und Dieppe. Alle Zuständigkeiten des Departements beziehen sich auf soziale Maßnahmen (ältere oder behinderte Menschen, Kinder, Integration von Bedürftigen, Energiearmut usw.), für die das Departement nahezu die Hälfte seiner Mittel einsetzt.

Wie in allen Departements Frankreichs liegt auch im Departement Seine-Maritime (76) der Schwerpunkt auf sozialen Maßnahmen. Die Region wendet fast die Hälfte ihres Jahresbudgets (885,9 Mio. EUR im Jahr 2021) für ältere und behinderte Menschen, Kinder, die Integration von Bedürftigen und die Bekämpfung der Energiearmut auf. Weitere Prioritäten des Departements sind Ausrüstung, Unterstützung der Gemeinden, Bildung, Kultur und Kulturerbe, wirtschaftliche und soziale Entwicklung, Umwelt und Tourismus. Für die Durchführung seiner verschiedenen Aktivitäten beschäftigt das Amt fast 5.500 Mitarbeiter.

Modernisierung des Finanzinformationssystems

Im Jahr 2007 schrieb das Departement Seine-Maritime eine Ausschreibung aus, um eine neue integrierte Verwaltungslösung für seine Aktivitäten und insbesondere für seine Finanzen zu implementieren. "Das Lastenheft sah vor, dass diese Budgetierungslösung einen Anwendungsdatenbus und einen Scheduler enthalten sollte, um die Prozesse zwischen Finanzen und Personalwesen (HR) so weit wie möglich zu automatisieren und zu rationalisieren", erklärt Yannick Ferey, funktionsübergreifender Projektberater und IS-Manager im Departement Seine-Maritime. Nach der Ausschreibung entschied sich das Departement Seine-Maritime für die Verwaltungslösung CGI Grand Angle in Kombination mit dem webMethods Integration Server der Software AG und dem Control-M Scheduler von BMC Software.

Vereinfachte Verwaltung von Finanzprozessen

Mit dieser Lösung wollte die Abteilung Prozesse automatisieren, insbesondere solche, die zuvor manuell durchgeführt wurden, wie die Erstübermittlung von Schecks, Dokumentenkonvoluten und Liquidationsabrechnungen. Zwischen 2008 und 2012 konzentrierte sich die Behörde darauf, webMethods für ihre Finanz- und Personalprozesse zu nutzen. Seit 2012 wurde der Einsatz von webMethods auf den Austausch zwischen den Anwendungen aller Informationssysteme des Departements Seine-Maritime ausgeweitet.

webMethods schafft eine Verbindung zwischen Geschäftsanwendungen

Heute stellt der webMethods Integration Server auch die Verbindung zwischen der internen Geschäftsanwendung "Espace Agents" und der Personalverwaltungslösung her.

"Unsere Mitarbeiter können jetzt jede Änderung ihrer persönlichen Daten übermitteln: Änderungen der Bankverbindung, Änderungen der familiären Situation, Anmeldung von Kindern, Schulungsanfragen, Reisekosten, Verträge usw.", erklärt Yannick Ferey.

Diese Informationen (oder gescannten Dokumente) durchlaufen dann webMethods und ein Unterschriftenpad, bevor sie automatisch an die Personalverwaltungslösung übermittelt werden.

Unzählige Vorteile

Früher wurden viele dieser Dokumente ausgedruckt und dem Zahlungsverwalter des Bezirks in Papierform vorgelegt. Jetzt werden die Zahlungsbelege automatisch ausgestellt. Dies vereinfacht die Verwaltung der Mitarbeiterpersonalakten und die Suche nach Dokumenten und erleichtert die Fehlererkennung. Die Vorgesetzten können in einer papierlosen Umgebung auf alle Dokumente zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Durch die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten hat die Abteilung einen Teil ihrer Bearbeitungs- und Zahlungszeiten und ihren ökologischen Fußabdruck reduziert, da weniger Ausdrucke und Papier zwischen Abteilungen und Standorten ausgetauscht werden.

"Außerdem werden die Dokumente vorschriftsmäßig in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem abgelegt und gespeichert. Aus organisatorischer Sicht müssen wir Papierdokumente nicht mehr physisch in einem Büro deponieren, sie nach einem Stichtag abheften oder in Schränken aufbewahren", fährt Yannick Ferey fort. "Das Risiko, Dokumente zu verlieren, ist begrenzt, die Vertraulichkeit bleibt gewahrt und die Dokumente sind nur für autorisierte Mitarbeiter sichtbar."

Erweiterung der Nutzung von webMethods

Mit webMethods können Daten innerhalb des Informationssystems ausgetauscht werden, ohne die Kerngeschäftsanwendungen zu verändern. Wann immer die Abteilung Dokumente von einer Geschäftsanwendung in eine andere verschieben will, verwendet sie jetzt systematisch den webMethods Integration Server. Die Implementierung des neuen Prozesses wird dann von unseren eigenen internen Teams durchgeführt. Weitere Projekte auf der Basis von webMethods werden derzeit im Departement Seine-Maritime umgesetzt.

"Derzeit können wir mit webMethods bereits elektronische Signaturen für interne Prozesse wie die Genehmigung von Zahlungen oder die Unterzeichnung von öffentlichen Verträgen verwenden", sagt Yannick Ferey. "Bald werden wir es auch für externe Prozesse nutzen können, zum Beispiel für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen durch neue Bewerber". webMethods wird eine Schnittstelle zwischen der Personalverwaltungslösung der Abteilung und dem Bewerber bilden. Der Kandidat erhält den Vertrag direkt auf sein Handy, den er einfach elektronisch unterschreibt und zur Bearbeitung an die Behörde zurückschickt.

Das Departement Seine-Maritime, das webMethods bereits als Schnittstelle zu Dutzenden von Geschäftsprozessen einsetzt, plant den Einsatz von webMethods noch auszuweiten. Weitere Prozesse, bei denen webMethods zum Einsatz kommt, wie der automatische Versand von Post oder das Anlegen von Terminen in den Terminkalendern der Bediensteten über ihre GRU, werden derzeit untersucht.