Westfalen Weser Energie
            

Die Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG. (WWE) mit Sitz in Paderborn ist der Betreiber der regionalen Strom-, Gas- und Wassernetze in Ostwestfalen-Lippe, im Weserbergland und im nördlichen Sauerland. In einem Netzgebiet von 6.400 km² versorgt WWE über eine Million Menschen. An der rein kommunalen Unternehmensgruppe sind 56 Kommunen und Kreise beteiligt. Im Jahr 2018 erwirtschafteten die rund 900 WWE-Mitarbeiter einen Umsatz von rund 900 Millionen Euro.

Unsere Zeit der globalen Klimakrise und des digitalen Wandels stellt Unternehmen im Bereich Energy & Utilities vor riesige Herausforderungen. Die weltweite Forderung nach einem grünen Energienetz sowie erhöhte Ansprüche an Risikomanagement und Datenschutz sind in diesem Zusammenhang häufige Schlagworte. Die WWE-Gruppe hat es sich zur Aufgabe gemacht, diese Herausforderungen anzunehmen. Durch ihre einzigartige, kommunale Beteiligungsstruktur und die Bereitschaft der Kommunen, in eigene Netze zu investieren, ist der Gruppe in den vergangenen Jahren ein kontinuierliches Wachstum gelungen. Dabei hat sie sich zu einem effizienten Dienstleister entwickelt, der seinen Endkunden eine gute Leistung und den Investoren attraktive Renditen bietet. Natürlich muss dieses Wachstum in allen Bereichen erfasst und kompetent begleitet werden. Insbesondere die Prozesse sollen entsprechend transparent dokumentiert werden: Da trifft es sich gut, dass WWE schon seit 15 Jahren überzeugter ARIS-Kunde der Software AG ist. Vor ca. drei Jahren (2016) hat das Unternehmen entschieden, ARIS in der Cloud zum zentralen Managementinstrument zu machen – als erster Nutzer dieser Lösung in Deutschland. „Für uns ist Effizienz ein Unternehmenscredo. Diese Effizienz wollten wir im IT Grundgerüst unseres Unternehmens wiederfinden. Das ist mit ARIS hundertprozentig gelungen“, Alex Kraus, Bereichsleiter Geschäftsprozess- & Risikomanagement , WWE.

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile

Die Ausgangslage: Der Energieversorger WWE arbeitet mit einer Vielzahl an Dienstleistern und Anlagenbetreibern zusammen – ein komplettes Ecosystem, das er steuern muss. Hierfür müssen zahlreiche Prozesse und Vorgaben definiert und dokumentiert werden. Aufgrund der Beteiligungsstruktur der WWE kommen immer wieder neue Partner hinzu, sodass Abläufe kontinuierlich angepasst werden müssen. Es liegt auf der Hand, dass dieser Prozess zentral ablaufen muss, damit der Überblick und die Transparenz gewahrt bleiben und das Effizienz Leitbild des Unternehmens aufgehen kann. Die Lösung: eine flexible und einfach zu bedienende Software, die für alle Beteiligten den aktuellen Stand der Projekte und Zuständigkeiten in Echtzeit abbildet – ARIS. „Um effizient in unserem Marktumfeld zu agieren, müssen wir als Unternehmen auf seine Änderungen reagieren können – hierfür ist es essentiell, dass unsere Mitarbeiter die verschiedenen Arbeitsabläufe und ihre Abhängigkeiten untereinander kennen und im Griff haben“, so Alex Kraus, Bereichsleiter Geschäftsprozess- & Risikomanagement , WWE. ARIS bietet dieses Potenzial: WWE konnte mit ARIS alle wichtigen Abläufe mit ihren wesentlichen Funktionen und Schnittstellen digital abbilden – insgesamt sind das jetzt 1800 Prozesse, 1500 technische Dokumentationen, 500 integrierte IT-Systeme und 960 Rollen für rund 900 Mitarbeiter. Diese prozessorientierte, auf ARIS basierende Unternehmensabbildung ist mehr als die Summe ihrer Teile. Sie hat als strategisches Instrument der Digitalisierung echten Mehrwert für den Kunden geschaffen: eine Transparenzsteigerung, die die Investition in renditeträchtige Energiebeteiligungen ermöglicht und so zur dauerhaften Sicherung der zugesagten Ausschüttungen für die Anteilseigner beiträgt.

Sicherheit und neue Services im Blick

Sicherheit und neue Kundenservices müssen Hand in Hand gehen, um das Vertrauen der Kunden langfristig zu halten. WWE setzt dabei auf ARIS, um beide Ziele zu verfolgen: ARIS bildet das Gerüst für alle aktuellen und zukünftigen Zertifizierungen und bietet den Kunden von WWE Rechtssicherheit – allgemein beim Thema Compliance und im Besonderen beim Datenschutz nach der DSGVO oder in punkto IT-Sicherheitsgesetz mit seinen verschiedenen Vorgaben. Zugleich kann WWE seinen Kunden neue Services bieten – z. B. digitale Netzanschlüsse. In einem eigenen Projekt „Wir 4.0“ verfolgt das Unternehmen das Ziel, sämtliche Kundeninteraktionen zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Voraussetzung dafür ist die komplette Digitalisierung der Unternehmensdokumente, die mithilfe von ARIS bereits erreicht werden konnte. Das papierlose Büro? Es ist bei WWE bereits Alltag geworden!

Ein IT-Co-Working Space mit Raum für mehr 

ARIS bietet seinen Nutzern eine Umgebung zur Prozessoptimierung mit zahlreichen Funktionalitäten – unter anderem den Kollaborationsfunktionen: Jede Änderung und damit jeder mögliche Fehler werden als Audit Trail nachvollziehbar und die Qualität der Prozesse
erhöht sich signifikant. Durch die übersichtliche Oberfläche ist die Benutzung denkbar einfach und für alle verständlich: Mittels Visualisierung werden die Nutzer dazu eingeladen, Prozesse gemeinsam zu verbessern – so funktioniert Co-Working im digitalen Raum!

Darüber hinaus lässt ARIS Spielraum für die Integration zahlreicher Erweiterungen – bis hin zu einem Höchstmaß an Transparenz durch Process Mining: WWE denkt bereits weiter und plant ab 2020 die vollständige Integration der IT-Planung und des Risikomanagements. Zudem will das
Unternehmen durch Process Mining seine Kunden- und Servicever-sprechen noch besser einhalten können. Dem steht mit ARIS in der Cloud nichts entgegen!