Was ist Geschäftsautomatisierung?

Die manuelle Ausführung wiederkehrender Aufgaben ist für ein Unternehmen von Nachteil. Von Menschen manuell durchgeführte Vorgänge sind fehleranfällig, bei zeitkritischen Prozessen kommt es leicht zu Verzögerungen und Mitarbeiter sind oft gezwungen, mit mehreren Anwendungen und Kommunikationskanälen zu jonglieren, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen.

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden diese Probleme jedoch beseitigt.

Automatisierte und gestraffte Geschäftsprozesse sind standardisiert und gewährleisten höchste Präzision und Konsistenz. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens werden von mühsamen, zeit- und resourcenintensiven Aufgaben befreit und können so effizienter und entspannter arbeiten und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren.

Auf breiterer Ebene ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein wichtiger Schritt bei der digitalen Transformation eines Unternehmens. Die Umsetzung eines strategischen Ansatzes zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, agil zu arbeiten, sich an neue Anforderungen anzupassen und neue Prozesse schneller und erfolgreicher einzuführen.

Hier sind drei Beispiele für Kernfunktionen, die durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessert werden können.

Kundenerlebnis

Manuelle, kundenorientierte Prozesse behindern die Fähigkeit eines Unternehmens, seinen Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Automatisierte Prozesse, wie z. B. eine automatisierte Antwort auf eine Kundenanfrage oder die automatische Weiterleitung von Support-Tickets an die zuständige Abteilung, stellen sicher, dass die Bedürfnisse der Kunden möglichst effizient und schnell bearbeitet werden.

Bestandsmanagement

Automatisierte Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Bestandsmanagement machen den Betrieb eines Unternehmens widerstandsfähiger und weniger störungsanfällig. Beispiele für automatisierende Prozesse im Zusammenhang mit dem Bestandsmanagement sind die Kommunikation mit Lieferanten und Händlern, die Bestandsüberwachung und die Auftragserteilung.

Verkaufsprozesse

Schnelligkeit ist ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen Verkauf. Bei der Verfolgung eines Leads zählt jede Minute. Mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen können Sie die Chancen auf einen Verkauf erhöhen, indem Sie Leads automatisch klassifizieren, Erstkontakte weiterverfolgen und sich innerhalb einer bestimmten Zeitspanne mit einem Interessenten in Verbindung setzen.

Fünf Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

1. Gesteigerte Effizienz
Anspruchsvolle und mühsame Aufgaben können automatisiert werden, damit sie sequenziell und schnell abgewickelt werden. So können sich die Mitarbeiter eines Unternehmens auf das konzentrieren, was sie am besten können.

2. Garantierte Sorgfalt
Menschen machen Fehler. Automatisierte Prozesse tun das nicht. Fehler innerhalb eines Unternehmens werden eliminiert, wenn Sie spezifische Regeln für Geschäftsabläufe festlegen können.

3. Angenehmerer Arbeitsalltag
Mitarbeiter müssen keine Zeit damit verbringen, Ressourcen auf verschiedenen Plattformen durchzusehen, um eine Aufgabe zu erledigen. Sie sind in der Lage, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, da Prozesse für Erinnerungen oder Team-Updates eingerichtet werden können. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird ein angenehmeres Arbeitserlebnis geschaffen, bei dem sich Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren können, für die sie eingestellt wurden – und nicht auf frustrierende Routineaufgaben, die automatisiert werden können.

4. Ressourcen sparen
Durch automatisierte Geschäftsprozesse werden die Zeit, der Aufwand und die Kosten verringert, die mit wiederkehrenden betriebskritischen Tätigkeiten verbunden sind. Automatisierung eliminiert Kosten, die aus Fehlern und zeitaufwändigen Prozessen entstehen, und bietet wertvolle Daten, auf deren Grundlage Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen können.

5. Besseres Risikomanagement
Durch Automatisierungstechnologie können Unternehmen ihr Risiko- und Compliance-Management optimieren, um z. B. Compliance-Standards und Audit-Anforderungen einzuhalten. Desweiteren können sie durch die Optimierung dieser Prozesse sicherstellen, dass sie die Vorschriften einhalten und über alle Bereiche ihrer Geschäftsabläufe informiert sind, die geprüft werden müssen.

Mit der richtigen Plattform für die Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren Unternehmen außerdem von Tools, die den gesamten Lebenszyklus der Prozessoptimierung unterstützen. Beispielsweise verschafft eine Plattform, die Verwaltungs- und Analysefunktionen bietet, Unternehmen Transparenz über ihre Geschäftsabläufe. Stakeholder erhalten neue Klarheit über die verschiedenen Geschäftsprozesse, da sie die Prozesse über operative Visualisierungen bewerten und neue Gelegenheiten für weitere Verbesserungen ermitteln können. So lässt sich zum Beispiel durch die Beobachtung bestimmter KPIs die Unternehmensleistung messen.

Möchten Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse loslegen? Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Strategie- und Implementierungsprozess starten können.

1. Analysieren Sie Ihre Prozesse

Die Identifizierung von Engpässen und potenziellen Verfahrensverbesserungen in Ihrem Unternehmen ist die Grundlage für mögliche Automatisierungsbereiche. Überlegen Sie zunächst, welche Aufgaben sich wiederholen, für Mitarbeiter frustrierend, zeitaufwändig oder zeitkritisch sind oder viele Elemente Ihres Unternehmens betreffen.

Process-Mining
Die Prozessidentifizierung kann angesichts der großen Menge an Prozessdaten mit einem enormen manuellen Arbeitsaufwand verbunden sein. Dabei kann Process-Mining-Software helfen.

Process-Mining-Software ist ein Tool, das schnell und mühelos alle Ihre Prozessdaten verarbeitet und dann Engpässe und Möglichkeiten zur Automatisierung identifiziert. Die Software kann Ihnen dabei helfen, sogenannte „Happy Paths“ in der Lieferkette, im Kundenservice, bei Procure-to-Pay- oder bei Order-to-Cash-Prozessen zu identifizieren.

Beim Process-Mining werden detaillierte Daten erfasst und übersetzt, anhand derer Sie Ihre Prozesse und Abhängigkeiten vollständig verstehen. So werden Muster, Anomalien und Möglichkeiten zur Verbesserung sichtbar und Sie können sich einen guten Überblick über Ihre Geschäftsabläufe verschaffen.

2. Identifizieren Sie Ihre Ziele

Es ist sehr wichtig, dass Sie die Ziele festlegen, die Sie mit der Implementierung Ihrer Geschäftsautomatisierung erreichen möchten. Wenn Sie Ihre spezifischen Ziele identifizieren, können Sie Ihre Prozesse klar bewerten, den Erfolg messen und weitere Verbesserungen analysieren.

3. Finden Sie das richtige Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Funktionen und Prozesse optimiert werden müssen und welche Ziele Ihre Automatisierungen erreichen sollten, müssen Sie im nächsten Schritt das richtige Tool finden, das Sie bei der Transformation Ihrer Prozesse unterstützen kann. Sie benötigen ein Tool zur Automatisierung von Geschäfts-prozessen, das für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens leicht zu erlernen ist, sich an betriebliche Veränderungen anpassen lässt, Ihre Ziele überwacht und den größten ROI für das, was Sie erreichen möchten, bietet.

Laut einer Studie von Forrester zum Total Economic Impact (TEI) erzielen Unternehmen, die ARIS von der Software AG für Geschäftsprozesse einsetzen, einen ROI von 301 %. Wenn Unternehmen ARIS zur Verbesserung von Risiko- und Compliance-Management-Prozessen einsetzen, kann der ROI sogar auf 457 % steigen.

Die Software AG bietet sechs verschiedene ARIS-Pakete an. Damit können Sie die richtige Technologie für Ihr Unternehmen finden – ohne zu verkomplizieren, was Sie nicht brauchen. Darüber hinaus bietet die Software AG eine Fülle von ARIS-Ressourcen, darunter ein Lernportal für Schulungen, ein kompetentes und schnelles Support-Team und eine ARIS-Community. Sie können sich also sicher sein, dass Ihre Geschäftsstrategie und -transformation in guten Händen sind.

Lesen Sie hier, wie einige Kunden der Software AG ARIS in ihrem Unternehmen zur Entwicklung, Verwaltung und Implementierung von Geschäftsprozessautomatisierungen einsetzen.

Ziel: Vereinheitlichung von Technologien und Prozessen in verschiedenen Geschäftsbereichen

Alicorp, das größte peruanische Konsumgüterunternehmen, sah die Notwendigkeit, Technologien und Prozesse in vier komplexen Geschäftssparten (Konsumgüter, B2B, Aquakultur und Müllerei) zu vereinheitlichen. Darüber hinaus bestand ein Bedarf an Standardisierung und Automatisierung von Prozessen in allen Regionen und Niederlassungen. Alicorp hatte Schwierigkeiten, eine offene Prozessmanagement-Plattform zu finden, die sich in die neue SAP-Migration integrieren ließ.

Lösung: Integration und Standardisierung von mehr als 60 Jahren an Kernprozessen

Mit ARIS konnte Alicorp das konzernweite SAP S/4HANA-Upgrade sofort integrieren.
Das Unternehmen war in der Lage, ein definitives  Prozess-Governance-System für Rollen, Verantwortlichkeiten und Hierarchien einzurichten. Die optimierten Prozesse ermöglichten es Alicorp, die Effizienz anhand strategischer KPIs zu messen. Dank ARIS haben Stakeholder bei Alicorp nun eine gemeinsame zentrale Anlaufstelle, einen sogenannten „Single Point Of Truth“ mit zuverlässigen Daten zu Unternehmen und Kunden. So werden Zwischenfälle reduziert, teure Änderungsanfragen vermieden und nicht zuletzt lassen sich alle Betriebsabläufe jetzt zentral steuern. Mit den neuen technischen Lösungen wurden lokale Probleme gelöst und gleichzeitig neue Anwendungen eingeführt, um globale Kunden besser zu bedienen und sogar verschiedene Systeme aufgrund zahlreicher Übernahmen zu konsolidieren.

Ziel: Reduzierung von Prozessduplizierungen und isolierten Abläufen

Tesco, ein multinationaler Lebensmitteleinzelhändler, erkannte, dass er einen besseren Einblick in seine Geschäftsprozesse benötigte, um seine Kunden weltweit besser bedienen zu können. Mitbewerber änderten ihre Geschäftsmodelle ständig, und Tesco wusste, dass es seine Prozesse transformieren musste, um konkurrenzfähig zu sein.

In den Prozessen bei Tesco kamen immer wieder Schwachstellen zum Vorschein und manuelle Eingriffe waren an der Tagesordnung. Die Prozesse wurden mithilfe verschiedener Ressourcen dokumentiert: Workshops, gemeinsame Excel-Tabellen und PowerPoint-Dateien.

Lösung: Schaffung eines neuen Betriebsmodells für das Unternehmen mit Prozesstransparenz

Tesco ging eine Partnerschaft mit der Software AG ein, um mithilfe von ARIS eine integrierte Sicht auf seine durchgängigen Prozesse zu erhalten und so ein Betriebsmodell zur Effizienzsteigerung zu schaffen.

Tesco dehnte die Prozesse auch auf Filialenebene aus, um ein einheitliches und effizientes Kundenerlebnis zu gewährleisten. Den Teams mit Kundenkontakt wurde ein Filial-Portal zur Verfügung gestellt, das die vielen Elemente, die Mitarbeiter bisher durchforsten mussten, überflüssig machte.

Tesco gewann vollständige Transparenz und Kontrolle über seine Prozesse und sein Management weltweit. Die Unternehmensführung kann jetzt genau sehen, wie das Geschäft läuft – und zwar in allen Filialen –, wodurch Risiken und Kosten reduziert werden.

ARIS von der Software AG ist eine zentrale Plattform, die eine echte Transformation der Geschäftsprozesse durch streng gesteuerte und kontrollierte Änderungen ermöglicht. Mit ARIS können Sie End-to-End-Geschäftsprozesse ermitteln, erstellen, verwalten und analysieren – das Geheimnis operational excellence, die Stakeholdern die Werkzeuge und Erkenntnisse an die Hand gibt, um täglich bessere Entscheidungen zu treffen.

Mit ARIS lässt sich eine effektive Strategie für die Geschäftsautomatisierung entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Sie können die operativen Geschäftsziele und die Unternehmensstrategie mit den Anforderungen der IT synchronisieren. So können Sie Ihre Strategie und Ihre Prozesse schnell und effizient auf Ihre IT abbilden und durch Automatisierung eine höhere Produktivität erzielen.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung  (RPA) und beschleunigen Sie Ihre SAP-Migrations- oder -Implementierungsprojekte, um schnell zu operational excellence zu gelangen.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Möglichkeit der Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei der Software-„Roboter“ eingesetzt werden, um bestimmte, bisher von Menschen ausgeführte Routineaufgaben zu automatisieren. RPA-Lösungen sind einfach zu installierende, sofort einsetzbare Lösungen, die auf bestehenden Systemen laufen. Somit können auch technisch nicht versierte Benutzer ihre eigenen spezifischen Lösungen entwickeln, ohne Code lernen zu müssen.

RPA- Technologie verbessert die Qualität vieler Backoffice-Prozesse, indem sie Ihnen die Konfiguration und Ausführung von Software-Robotern ermöglicht, die umfangreiche, regelbasierte Routineaufgaben automatisieren – all das, was keine menschliche Intuition erfordert. Weniger manuelle Schritte in Ihren Prozessen bedeuten geringere Kosten, höhere Effizienz und weniger Fehler. 

RPA-fähige Bots, die in Ihre Prozesse auf einem Desktop oder Server integriert sind, können innerhalb weniger Tage von ARIS aus bereitgestellt werden – ohne Integrationen oder Änderungen an Ihren Systemen und Anwendungen.

SAP-Lösungen

Mit der Migration auf ein neues SAP-System wie SAP S/4HANA ebnen Sie den Weg für Ihre digitale Zukunft, nehmen die digitale Transformation in Angriff und arbeiten auf bessere Geschäftsergebnisse hin – aber das ist keine leichte Aufgabe. Für eine solche umfassende Änderung Ihrer gesamten Betriebsabläufe ist eine unfehlbare Strategie erforderlich.

Für eine erfolgreiche Migration benötigen Sie klar definierte Anforderungen für den Rollout, umfassende Tests, konkrete Schulungen, und vor allem muss das gesamte Unternehmen an Bord sein.

Außerdem möchten Sie eine SAP-Lösung einführen, die risikofrei ist und es Ihnen ermöglicht, Ressourcen einzusparen, ohne an Qualität einzubüßen. Hier kommt ARIS ins Spiel.

ARIS für SAP-Lösungen kombiniert intelligente Methodik, innovative Technologie und das gesammelte Fachwissen aus zahllosen erfolgreichen Projekten, um Ihre Implementierung sicher, schnell und kostengünstig zu gestalten.

Wenn Sie Ihre Software auf SAP S/4HANA aktualisieren möchten, kann ARIS Sie bei der effizienten Abstimmung all Ihrer Prozesse auf die SAP-Architektur unterstützen. Mit den effizienten Best Practices und den intelligenten Analyse- und Collaboration-Tools von ARIS gelingt Ihnen der Sprung zu SAP S/4HANA problemlos.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann der erste Schritt in der digitalen Transformation Ihres Unternehmens sein – und die Software AG macht die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit ARIS zum Kinderspiel.

Die Vorteile automatisierter Geschäftsprozesse liegen auf der Hand, aber die erhältlichen Plattformen unterscheiden sich zum Teil erheblich. Seit 30 Jahren ist ARIS für Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung die Software der Wahl zur Analyse und Verwaltung von Geschäftsprozessen. Die Software unterstützt den gesamten Transformationsablauf, von der Strategie bis zur Implementierung und Überwachung, und kann jederzeit auf neue Anwendungsfälle erweitert werden. ARIS ist das Tool der Wahl für eine echte Integration von Process-Mining und Prozessdesign, das den gesamten Lebenszyklus der Prozessverbesserung abdecken kann.

Entdecken Sie unsere Produkte

Die Software AG weiß, dass unterschiedliche Unternehmen unterschiedliche Anforderungen stellen. Deshalb bieten wir sechs ARIS-Editionen an, die die von Ihnen benötigten Tools für Geschäftsprozesse und Process-Mining unterstützen.

• ARIS Basic ist unsere Einstiegsversion – mit allen wesentlichen Funktionen für ein professionelles Geschäftsprozessmanagement.
• ARIS Advanced bietet Ihnen die nächste Stufe des Geschäftsprozessmanagements mit voller Flexibilität bei Methoden- und Zugriffskontrollen.
• ARIS Enterprise bietet komplette Funktionen für das Geschäftsprozessmanagement und die unternehmensweite Transformation.
• ARIS Process Mining Basic, unser kostenloses SaaS-Produkt, ermöglicht es Ihnen, sich mit Daten-Snapshots schnell einen ersten Überblick über Ihre Betriebsabläufe zu verschaffen.
• ARIS Process Mining Advanced hebt Ihr Process-Mining mit umfassenderen Funktionen auf die nächste Stufe.
• ARIS Process Mining Enterprise bietet vollständige Konfigurierbarkeit und eine hervorragende Integration von Funktionen, die auf unternehmensweites Prozessmanagement und Wertschöpfung abgestimmt sind.

ARIS ist außergewöhnlich, sowohl im Hinblick auf Ihre Produktivitätsgewinne als auch die Fähigkeit, manuelle Prozesse unternehmensweit zu gestalten und zu skalieren. Informieren Sie sich über die ARIS-Editionen und -Funktionen oder kontaktieren Sie einen Team-Spezialisten, um mehr darüber zu erfahren, was die Software AG für Sie tun kann.