Was ist Process Mining?

Jedes Mal, wenn ein Prozess abgeschlossen wird, werden Daten erzeugt. Wenn Ihr Kundendienst etwa eine Anfrage erhält, wissen Sie, wann der Anruf einging, wer ihn bearbeitet hat, wie lange er dauerte und ob das Problem gelöst wurde. Dies sind nur einige Beispiele, es könnten auch mit Zeitstempeln versehene Protokolle von Käufen an einer Kasse enthalten sein. Oder Rechnungen, die an einem bestimmten Datum versandt wurden.

Gängige Geschäftsprozesse hinterlassen digitale Fußabdrücke in Unternehmenssystemen wie SAP, Salesforce und Oracle. Mithilfe einfacher Analysetools können Sie diese Daten zur Verarbeitung ansehen und die Informationen auswerten, um allgemeine Trends zu verstehen – z. B. wie lange Prozesse dauern, wie hoch das Volumen der abgeschlossenen Prozesse insgesamt ist oder wer was bearbeitet.

Hier kommt eine Process-Mining-Lösung ins Spiel. Mit einer Process-Mining-Plattform können Sie all diese Daten – historische wie auch Echtzeitdaten – hochladen, um noch mehr Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Die Identifizierung und Analyse von Prozessen kann angesichts der großen Menge an Prozessdaten mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden sein. Dabei kann eine Process-Mining-Software helfen.

Mit einer Process-Mining-Software können Sie alle Ihre Prozessdaten aus verschiedenen Systemen wie ERP, CRM oder MES schnell analysieren. Dies trägt dazu bei, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Das Tool erschließt verwertbare Informationen in Ihren Daten, sodass Sie Abhängigkeiten erkennen und verstehen, um so Muster, Anomalien und Optimierungsmöglichkeiten zu finden

Da Process Mining Prozesse erkennt, überwacht und verbessert, ist es wichtig für die Verbesserung der täglichen Geschäftsabläufe. Aber auch auf breiterer Ebene ist Process Mining wichtig, da es die Geschäftsabläufe unterstützt, um stabiles Wachstum zu generieren.

Einem aktuellen Bericht von Gartner zufolge unterstützt Process Mining die Schaffung und Aufrechterhaltung resilienter Geschäftsabläufe, die ein wesentlicher Faktor für stabiles Wachstum sind. Process Mining versetzt dazu Menschen, Prozesse und Informationssysteme in die Lage, sich an sich wechselnde Muster anzupassen, z. B. an neue Wettbewerber, Produkte, Dienstleistungen, Kanäle, Geschäftsmodelle oder Betriebstechnologien.

Die Fähigkeit, Abläufe anhand faktenbasierter Erkenntnisse kontinuierlich oder bedarfsorientiert zu verändern, ist von enormer Bedeutung, wenn es für Ihr Unternehmen wichtig ist, die Effizienz zu steigern, agil zu arbeiten und Wachstum zu erzielen. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Process Mining den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens unterstützen kann:

• Entdecken Sie verborgenes Verhalten in riesigen Datenmengen.
• Treiben Sie Projekte zur Prozesstransformation voran.
• Prüfen Sie, ob sich Prozesse so verhalten, wie Sie es erwarten.
• Verbessern Sie Ihre Prozessbeschreibung anhand von Daten aus der realen Welt

Process Mining für die Ursachenanalyse

Mithilfe von maschinellem Lernen helfen Process-Mining-Anwendungen bei der Ursachenanalyse. Auf Grundlage dieser Daten können Sie die besten und schlechtesten Prozesse ermitteln. Was bremst wichtige Geschäftsaufgaben aus? Welches sind die sogenannten „Happy Paths“, die einen vollständigen Prozessablauf so schnell wie möglich abschließen? Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Sie den gesamten End-to-End-Prozess überarbeiten und die Ressourcen neu zuweisen, um sie besser auf diese „Happy Paths“ abzustimmen.

Process Mining für die Kontrolle der Konformität

Sobald diese neuen, verbesserten Prozesse eingeführt sind, profitiert Process Mining von einer kontinuierlichen Konformitätsprüfung. Process-Mining-Unternehmen können Echtzeitanalysen von Prozessen durchführen, während sie ausgeführt werden, und dann Lücken zwischen den Ist-Prozessen und dem Idealfall (Soll-Prozess) ermitteln. Sobald Sie diese Lücken identifiziert haben, können Sie einen konkreten Plan entwickeln, um sie zu schließen, sodass Ist- und Soll-Prozesse im Laufe der Zeit ein und dasselbe werden.

Die Anwendungsmöglichkeiten für Process Mining erstrecken sich über alle Branchen und Abteilungen. Überall dort, wo es einen Prozess im Unternehmen gibt, kann Process Mining helfen. Es gibt jedoch einige wenige Anwendungsfälle, in denen Process Mining derzeit zur Verbesserung der Geschäftsabläufe eingesetzt wird:

• Kundenerlebnis: Nutzen Sie Process Mining, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden die bestmögliche Erfahrung bieten. Ermitteln Sie alle Kundenprozesse, deren Lösung länger dauert als andere, und stellen Sie sicher, dass Sie dem Kunden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen.
• Lieferkettenmanagement: Analysieren Sie die logistischen Abläufe, um die Schwachstellen in Ihrer Lieferkette zu ermitteln, und werden Sie widerstandsfähiger und weniger anfällig für Unterbrechungen.
• IoT-Prozessoptimierung: Identifizieren Sie sogenannte „Happy Paths“ in Ihrer Produktion, um den Durchsatz und die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
• Beschaffung bis Bezahlung: Optimieren Sie die Beschaffung, indem Sie Diskrepanzen bei den Zahlungsbedingungen und unüberlegte Einkäufe vermeiden.
• Vom Auftrag zur Kasse: Maximieren Sie berührungslose Bestellungen, verkürzen Sie die Zykluszeit von der Bestellung bis zur Auslieferung und beschleunigen Sie letztendlich den Zahlungseingang.

• SEHEN
  Daten sind einfach nur „Daten“: eine Aneinanderreihung von Zahlen, und manchmal können sie extrem überwältigend sein – es sei denn, man weiß, warum man sich all diese Daten ansieht. Was bedeutet das alles? Was ist der Sinn? Wie können Sie all dem einen Sinn geben?
  
• VERSTEHEN
  Sobald Sie verstehen, was die Daten Ihnen sagen – Verzögerungen, Engpässe, erhöhter Ausschuss, mangelnde Produktqualität usw. – können Sie diese Ereignisprotokolle zusammen mit Zielen darstellen, um die Differenzierung zu visualisieren und zu erreichen.
• REPARIEREN
  Hier kommt das Process Mining zum Tragen: Die Ziele, die Sie erreichen wollen, bilden den Rahmen dafür, wie die Prozesse erfasst und dann als visualisiertes Modell für Ihre Abläufe abgebildet werden sollen.
• AUSFÜHREN
  Die ideale Process-Mining-Software lässt sich nahtlos in jedes System integrieren und ermöglicht eine schnelle Ausführung und Einführung. Sobald der „Happy Path“ gefunden wurde, werden die Abläufe deutlich einfacher.
  
• ÜBERPRÜFEN
  Ein großer Vorteil einer Process-Mining-Software ist, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht wurden. Dieser kontinuierliche Datenfluss ist unbezahlbar.

Es gibt sehr viele verschiedene Anwendungen für Process Mining in verschiedenen Branchen und Unternehmensfunktionen. Überall dort, wo es in Ihrem Unternehmen einen Prozess gibt, kann Process Mining helfen.

Ein Beispiel, wie die Software AG Process Mining einsetzt, ist die Verbesserung von Leistung und Fluss durch unsere Vertriebs-Pipeline. Wir haben festgestellt, dass Leads die Pipeline nicht mehr so schnell durchlaufen wie früher, und wollten sicherstellen, dass wir potenziellen Kunden so schnell wie möglich helfen.

Wir sahen uns unsere Prozessdaten an, um die Ursache für die Verzögerung zu verstehen. Mithilfe von ARIS Process Mining, analysierten wir mehr als 750.000 Salesforce-Fälle, um (1.) die Hauptursache für die Verzögerungen zu ermitteln, (2.) die „Happy Paths“ für eine bessere Prozessautomatisierung zu finden und (3.) Ist-Prozesse mit Soll-Prozessen zu vergleichen, um mögliche Verbesserungen zu erkennen.

Das Ergebnis? Wir stellten fest, dass die Leads, auf die wir schnell reagierten, mit siebenmal höherer Wahrscheinlichkeit in unserem Sales Funnel weiterkamen als diejenigen, die verzögert bearbeitet wurden. Mit dieser Erkenntnis im Hinterkopf überdachten wir die Prozesse und Ressourcen, die wir für das erste Follow-up bereitstellten, und verbesserten die Konversionsrate in wichtigen Märkten um 20 %.

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Geschäftsbedingungen entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen stehen unter starkem Druck, sich an wechselnde Kundenerwartungen, Wettbewerb, Vorschriften und Kosten anzupassen – die COVID-19-Pandemie hat den Druck noch verstärkt, sich ständig und schnell weiterzuentwickeln. Unternehmen stellen fest, dass ihre traditionellen Arbeitsweisen in der heutigen Geschäftslandschaft nicht mehr erfolgreich sind.

Dies führte dazu, dass sich Führungskräfte mit nicht funktionierenden internen Prozessen und Arbeitsweisen sowie mit externen Prozessen, die Kunden, Partner und Lieferketten betreffen, auseinandersetzen mussten. Im kleineren Maßstab arbeiten Menschen jetzt auf unterschiedliche Weise zusammen, was die Notwendigkeit erhöht, dass sich Systeme an die wechselnden Muster und neu zusammengesetzten Fähigkeiten anpassen.

In einem sich ständig verändernden und disruptiven Umfeld müssen Unternehmen widerstandsfähiger und agiler werden, um in der Zukunft bestehen zu können. Aus diesem Grund nutzen Unternehmen zunehmend Process-Mining-Technologien mit einem faktenbasierten Ansatz zur Prozesserkennung und -analyse, um Abläufe effizient und genau zu rekonstruieren – heute wie auch morgen.

Task Mining
Die granulare Technologie zur Erfassung aller Arten von Benutzerinteraktionsdaten für die Analyse und Verbesserungsmaßnahmen, die den Kern des Process Mining ausmacht.

Enterprise Mining
In wesentlich größerem Umfang wird die Prozessverbesserung durch einen zentralen Standort für die Prozessoptimierung oder ein „Center of Excellence“ demokratisiert, das die genaue Prozesserkennung und -analyse für ein ganzes Unternehmen bereitstellt.

Data Mining
Ein computergestütztes Verfahren zur Ermittlung und Beschreibung von Mustern und zur Entdeckung neuer Trends. Process Mining tut dies, aber mit einzigartigen Algorithmen zur Analyse und Aufschlüsselung von Daten zum besseren Verständnis und zur Visualisierung.

Big Data
Die Implementierung von BI-Methoden (Business Intelligence) auf großen Datenbeständen, die Bereitstellung dieser Datenbestände zur Verarbeitung und der technischen Plattform.

Business Process Discovery
Die grundlegende Process-Mining-Methode und der Ansatz zur Prozesserkennung, die eine einfache Visualisierung und das Erfassen von Details zur Optimierung der Ergebnisse ermöglichen.

Process Analysis
Die Grundlage für ein besseres Geschäftsverständnis, die Verbesserung und Optimierung von Prozessen, die eingehende Analyse aller Strukturen und die Darstellung der Leistung.

Process Improvement
Optimierung bestehender Geschäftsprozesse zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.

Conformance Checking
Die grundlegende Process-Mining-Technik, um die Übereinstimmung von Ereignisprotokollen mit den Erwartungen zu ermitteln, wobei die in den Modellen simulierten Fälle in die Kategorien „konform“ oder „abweichend“ fallen.

Root-Cause Analysis
Erkennung potenzieller Mängel, Ermittlung der Ursachen dieser Mängel und möglicher Lösungen für Maßnahmen zu ihrer Beseitigung.

Process Excellence
Gleichbleibend positive Ergebnisse liefern und dabei einen Mehrwert für den Kunden schaffen und liefern.

Operational Excellence
Erzielen konsistenter positiver Ergebnisse, wobei nicht nur die internen Prozesse, sondern auch Aspekte wie Kultur, Menschen, Ressourcen und Systeme berücksichtigt werden und zeigen, wie sie optimal zusammenwirken.

Process Optimization
Verbessern interner Geschäftsverfahren, indem Dokumente geprüft werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Schwachstellen aufzudecken, Kosten zu senken und die Qualität zu steigern.

Robotic Process Discovery
Eine Methode der Prozessermittlung, um Software-Anwendungen zu automatisieren, Prozesse abzubilden, ihre Automatisierungseignung zu bewerten und Workflows zu erstellen

Robotic Process Automation
Allgemein bekannt als RPA. Dabei imitieren, erlernen, automatisieren und optimieren Software-Anwendungen Prozesse mit wiederkehrenden, regelbasierten Kriterien, die die menschliche Interaktion imitieren.

Business Process Optimization Strategy
Der Rahmen und die Richtung für die Verbesserung und Optimierung von Prozessen, um die Produktivität von Arbeitsabläufen zu erhöhen. Dies bedeutet, dass nach Abschluss der Analyse eventuell Teilprozesse weggelassen, kombiniert oder weiter zerlegt werden.