SYNEDIS illicado
            

SYNEDIS illicado, acteur majeur sur le marché des bons d’achat, est devenu en moins de 10 ans, le N°1 des émetteurs de cartes cadeaux multi enseignes. Créée en 2005, elle a aujourd’hui pour vocation de créer, produire et commercialiser des solutions cadeaux/prépayées/digitales, différenciantes et responsables, pour les entreprises et les particuliers.

En 2006, la société émet sa première carte cadeau multi enseignes illicado, devenue depuis sa marque phare. Cette carte est commercialisée auprès des entreprises qui l’utilisent (via par exemple leur comité d’entreprise) ou dans le cadre d’incentives internes ou externes. Elle est également vendue aux particuliers et aux dirigeants de TPE/PME sur le site illicado.com ou par l’intermédiaire de distributeurs tels que Auchan, Cora, La Fnac, Boulanger ou encore Cdiscount. Au-delà de ses cartes illicado, SYNEDIS a également développé deux plateformes digitales. Sur OuiCSE elle propose ainsi aux Comités d’Entreprises ses solutions modulables de communication (site web et application), de gestion et d’avantages aux salariés. Platine est quant à elle une plateforme qui permet de gérer tous types de programmes de récompense, sur laquelle les bénéficiaires peuvent choisir une carte multi ou mono enseigne.

Aujourd’hui, SYNEDIS illicado compte plus de 170 enseignes partenaires et émet plus de 6,5 millions de cartes cadeaux par an, acceptées dans près de 20 000 points de vente. SYNEDIS compte 160 collaborateurs et a, en 2021, réalisé 450 millions d’euros de volume d’émission.

Cartographier et contrôler nos flux, nos processus ainsi que nos applications

La société connaît actuellement un développement exponentiel et enregistre 20 à 30% de croissance chaque année. SYNEDIS illicado est ainsi passée du statut de TPE à celui de PME, ce qui l’a amené à recruter en conséquence. En 2022, ce sont encore près de 60 nouveaux collaborateurs qui devraient intégrer l’entreprise.

Face à ce développement, il devenait indispensable pour la société d’adapter son
système de management). SYNEDIS illicado s’appuie aujourd’hui sur une solution Sage pour sa comptabilité et Salesforce pour sa gestion de la relation client. Elle compte par ailleurs environ 50 applications majeures qui génèrent près de 400 flux.

« Ces flux peuvent être ceux de nos clients ou de nos outils CRM. Il peut également s’agir de flux catalogue, de flux des distributeurs… souligne Olivier Huleux, Responsable des Systèmes d’Informations Synedis. Pour chacun de ces flux, il faut en indiquer la criticité, la périodicité, les applications et les activités ralenties ainsi que l’impact sur notre chiffre d’affaires en cas de risque avéré, et les SLA (Service Level Agreement) à mettre en place. À cet effet, nous avions besoin de nous appuyer sur une solution nous permettant de cartographier l’ensemble des processus métier liés à nos applications et les flux qui en découlent afin d’identifier les risques et leurs impacts notamment sur notre logistique ou notre service comptable. Un cahier des charges auquel répondait la solution de gestion et d’analyse des processus métier ARIS de Software AG ».

Maitriser les risques liés à la réglementation

Parallèlement, SYNEDIS illicado a, de par son activité et son futur statut d’émetteur de monnaie électronique, des obligations juridiques et règlementaire fortes notamment en termes de sécurité financière.

En effet, pour son activité B2C, nous devons veiller à ce que le montant des cartes commercialisées ne dépasse pas 150 €. « Nous serons régulés par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution, ce qui nous a notamment amené à mettre en place un service Conformité et Contrôle Interne pour identifier et maitriser les risques inhérents à notre activité d’émetteur » précise Olivier Huleux. « Le pilotage et la maitrise de ces risques nécessitaient également de nous appuyer sur une solution permettant de les cartographier et de les suivre ».

ARIS, une réponse à la double problématique de SYNEDIS illicado

Jusqu’en 2021, la DSI de SYNEDIS illicado s’appuyait déjà sur une solution pour réaliser la cartographie de ses applications et de ses flux. « Cependant, cet outil ne nous apportait pas pleinement satisfaction, ajoute Olivier Huleux. D’autre part, il n’était pas adapté à nos enjeux de suivi et de maitrise des risques réglementaires. C’est d’ailleurs à la demande de notre service Conformité et Contrôle Interne que nous avons décidé en 2021 de mettre en place une solution capable de répondre aussi bien aux attentes de la DSI qu’à celles du Contrôle Interne ».

Déjà utilisateur de la plateforme d’intégration d’applications webMethods de Software AG, le choix de la solution de gestion et d'analyse des processus métier ARIS de l’éditeur s’est fait naturellement. « Un choix entériné par la capacité d’ARIS de répondre aussi bien à nos besoins de cartographie des applications et des flux, que de gestion et de contrôle des risques », insiste Olivier Huleux.

Un déploiement progressif et adapté à une PME

La solution ARIS est hébergée sur un serveur Software AG dans le Cloud. Le consultant Software AG configure l’outil en fonction des besoins de SYNEDIS illicado. La société a notamment demandé de retirer de l’outil toutes les fonctionnalités dont elle n’avait pas besoin et a volontairement réduit le périmètre des informations à saisir.

Le contrôle interne a en charge de modéliser chaque processus métier de l’entreprise, d’en cartographier les risques et d’en définir les contrôles associés. La DSI et le RSSI pour leur part identifient les risques liés notamment à l’usurpation d’identité, aux montants sur les cartes cadeaux… « Pour chaque processus métier d’une application ou d’un flux, nous renseignons ainsi dans l’outil un certain nombre d’indicateurs : la personne responsable de l’application (le product owner), les services qui en sont le sponsor, les briques applicatives et leur criticité, les documents liés aux applications, les contacts extérieurs (tels que ceux de l’éditeur concerné), précise Gauthier Desomer, Responsable technique et architecture chez Synedis illicado. Grâce à ARIS nous nous professionnalisons ainsi sur la cartographie des processus métier, des applications et des flux et nous y associons les risques inhérents ».

En septembre, le contrôle interne et la DSI avaient déjà respectivement cartographié 80% de leurs risques métier et flux. Cette phase de set up, sur laquelle travaillent deux personnes une journée par semaine, sera terminée dès la fin de l’année.

Avec ARIS, SYNEDIS illicado professionnalise la cartographie des applications et des flux

Désormais, chaque nouveau flux ou nouvelle application est cartographié dans ARIS et ce, avant même sa mise en production. Cette cartographie vient en complément de la documentation de SYNEDIS illicado et permettra à la société, en cas d’audit, de présenter des rapports démontrant que son système d’information est bien sous contrôle. « Par exemple nous pouvons extraire des rapports démontrant que la valeur des cartes cadeaux que nous vendons n’excède pas le montant légal », explique Gauthier Desomer. « Nous nous préparons ainsi aux futurs contrôles périodiques qui seront menés sur nos activités. C’est un sérieux gage de notre professionnalisme ».

illicado vérifie également que chaque flux qui peut présenter un risque est bien monitoré. « Dans le prochain trimestre, une fois le risque identifié, nous y affecterons des sondes d’alertes, poursuit Gauthier Desomer. Elles auront pour vocation de vérifier que le flux de données entre deux applications se fait correctement et de nous alerter le cas échéant ».

Vers une digitalisation de tous les processus

Dans le cadre de sa stratégie de développement, SYNEDIS illicado entend également digitaliser l’ensemble de ses processus internes et renforcer l’exploitation et l’analyse de ses données. Un projet qui nécessite le recours à davantage d’applications, à de la business intelligence et à de la data science. « Nous allons centraliser nos données dans un datalake, y compris celles provenant de nos plateformes OuiCSE et Platine, précise Olivier Huleux. Nous aurons donc à minima une cinquantaine de flux supplémentaires à modéliser et cartographier. Une démarche que nous pourrons réaliser plus facilement et rapidement avec ARIS. In fine, nous améliorerons encore le pilotage de notre portefeuille d’applications et nos commerciaux disposeront alors des leviers nécessaires à l’amélioration de leur travail ».