Was ist Business Process Management? Einführung in BPM

Der Vorfall ereignete sich zu einem denkbar ungünstigen Zeitpunkt: Ein 220.000 Tonnen schweres Schiff, länger als der Eiffelturm hoch, blockierte eine der am meisten befahrenen Wasserstraßen der Welt. Als die Ever Given im März 2021 im Suezkanal auf Grund lief, waren die globalen Lieferketten bereits bis an ihre Grenzen belastet. Nach einem Jahr an Corona-Lockdowns standen Fabriken still und die Präferenzen von Verbrauchern hatten sich verändert. Dadurch kamen die Geschäftsprozesse rund um den Globus aus dem Takt. Knappe Container, überfüllte Häfen und fehlende Schlüsselkomponenten wie z. B. Mikrochips bereiteten Unternehmen Kopfzerbrechen. Die Ever Given verschlechterte die bereits miese Lage. In den sechs Tagen, in denen das Schiff festsaß, wurde der Welthandel mit einem Volumen von fast 60 Mrd. Dollar empfindlich gestört.

Kein Wirtschaftsführer hätte vorhersehen können, dass eine Pandemie fast alle Geschäftsprozesse quasi über Nacht über den Haufen werfen würde. Als sich das Verbraucherverhalten schlagartig änderte und etablierte Arbeitsmethoden plötzlich unwirksam wurden, waren die Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse bestens kannten, sie effektiv administrierten und sie zudem digital dokumentierten, weitaus besser für den Wandel gerüstet.

Dieses Beispiel zeigt perfekt, wie Unternehmen mit Hilfe von Business Process Management ihre Effizienz steigern, auf unerwartete Marktänderungen reagieren und letztlich ihr die geschäftliche Transformation voranbringen.

Mit Business Process Management (BPM), oder Geschäftsprozessmanagement, optimieren Unternehmen ihre Prozesse, indem sie diese auf ihre Strategie ausrichten. Das Ziel ist dabei, die Effizienz im Unternehmen zu verbessern.

Warum ist Business Process Management wichtig? Was im Zusammenhang mit der globalen Supply-Chain-Krise gilt, trifft auch im weiteren Sinne zu: In einer Zeit, in der Erfolg davon abhängt, wie schnell Unternehmen Innovationen entwickeln, sind Prozesse wichtiger denn je. Bei der Software AG sind wir überzeugt, dass Business Process Management (oder BPM) der beste Weg zum Erfolg in einer sich ständig verändernden Welt ist.

Business Process Management ist kein einmaliges Projekt, sondern besteht in der kontinuierlichen Optimierung. Dabei geht es darum, betriebliche Engpässe zu erkennen und zu reduzieren, die Entwicklung neuer Produkte zu beschleunigen, die sich ständig ändernden Vorschriften einzuhalten und Kundenerwartungen zu erfüllen. Beim BPM geht es letztlich darum, Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung zu verschaffen.

Ist ein BPM die richtige Lösung für Ihr Unternehmen? Und wenn ja, wie fangen Sie am besten an? Der vorliegende Leitfaden ist als Einführung in das Business Process Management (BPM) gedacht. Weitere Themen sind sein Wert für Unternehmen sowie das Potenzial, das es Unternehmen bei der Prozessoptimierung bietet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit BPM Prozesse entwickeln, um schnell auf Änderungen reagieren zu können, und wie Sie sicherstellen, dass Ihre IT die Geschäftsrealität abbildet. Sie erfahren auch, wie Sie den Zusammenhalt Ihrer Belegschaft stärken, das Risikomanagement verbessern, Ineffizienzen erkennen und beheben, die Customer Journey vereinfachen und damit die Kundenzufriedenheit erhöhen. Und Sie lernen, wie Sie Erkenntnisse aus dem Process Mining für intelligente, fundierte Entscheidungen nutzen können. Aber zuerst wollen wir uns einige Kernanwendungen des Business Process Managements ein bisschen genauer ansehen.

Arten des Geschäftsprozessmanagements

BPM-Systeme (manchmal auch als BPM-Suites bzw. BPMS bezeichnet) sind eine Sammlung komplementärer Technologien, die aus den folgenden Komponenten bestehen:

• Process-Mining-Tools, mit denen Sie alle Aufgaben, die auf Geschäftsprozessen aufsetzen, erkennen, darstellen und analysieren können
• Visualisierungstools für Geschäftsprozesse
• Workflow-Engines zur Automatisierung von Aufgaben, die zusammen einen Geschäftsprozess vervollständigen
• Business-Rules-Engines (BREs), mit denen Benutzer Geschäftsregeln im Alleingang (ohne technischen Support von Entwicklern) ändern können
• Simulations- und Test-Tools, um Prozesse im Vorlauf ganz ohne Programmierung zu testen

Generell lässt sich BPM in eine von drei Arten einstufen: integrationszentrisch, humanzentrisch oder dokumentzentrisch. Wo liegen die Unterschiede?

• Das integrationszentrische BPM konzentriert sich auf Prozesse, die größtenteils automatisierbar sind. Diese Prozesse arbeiten mit APIs und automatisierten Tools, die Daten systemübergreifend integrieren. Hierbei kommen oft Enterprise-Tools wie Enterprise Resource Management- (ERP), Human Resource Management- (HRM) oder Customer Relationship Management- (CRM) Suites zum Einsatz.
• Das humanzentrische BPM ist relevant, wenn Menschen am Prozess beteiligt werden müssen, beispielsweise bei Szenarien, in denen Genehmigungen erforderlich sind. Beim humanzentrischen BPM spielen intuitive Benutzeroberflächen mit Low-Code/No-Code-Funktionen, damit nicht technisch versierte Teams leicht Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten an einzelne Personen zuweisen können, eine sehr wichtige Rolle.
• Das dokumentzentrische BPM wird für spezifische Dokumente wie z. B. Verträge genutzt. Unternehmen kaufen regelmäßig Produkte oder Dienstleistungen, und bis zum Kaufabschluss sind meist mehrere Runden an Genehmigungen und Prüfungen notwendig.

Die Entwicklung einer Lieferkette, die auch für unvorhergesehene Krisen gewappnet ist, ist ein Paradebeispiel für BPM. Doch BPM unterstützt auch viele andere Bereiche wie zentrale Unternehmensfunktionen, die IT und Geschäftsprozesse. Möchten Sie die Kosteneffizienz verbessern, eine innovative Customer Journey etablieren, detaillierte Geschäftseinblicke erhalten, sich schnell an neue Gesetze und Vorschriften anpassen oder Ihre Prozesse optimieren, um Ihre Strategie umzusetzen? Ist Ihr Unternehmen auf der Suche nach einem Tool, um den strategischen Wandel voranzutreiben?

Operative Exzellenz

Um Ihr gesamtes Unternehmen erfolgreich neu aufzustellen und zu transformieren, müssen Sie Ihre Geschäftsvision (wie Sie im Markt gewinnen) auf Ihre operative Vision (wie Sie Ihr Unternehmen führen) ausrichten. Wenn Sie Ihr Unternehmen durchgängig mit einem adaptiven Enterprise Management System ausrichten, erhalten Sie mehr Einblicke in Ihre Betriebsabläufe und können wirksame, zukunftssichere geschäftliche Entscheidungen treffen. Sie erhalten die Möglichkeit, alle Verfahren und Richtlinien unternehmensweit in einer einzigen Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) zu bündeln, die auf einer automatisierten Prozesssteuerung basiert. Jeder kann überall und jederzeit zu Ihrer Transformation beitragen. Mit Process Mining können Sie Unterschiede zwischen ausgeführten und geplanten Prozessen aufspüren. Sie können diese Diskrepanzen dann beheben, bevor sie sich negativ auf das finanzielle Ergebnis auswirken.

Nachhaltigkeit

Noch vor Kurzem war Nachhaltigkeit ein Schlagwort, das vermutlich wenig mit Ihren wirtschaftlichen Zielen zu tun hatte. Heute ist sie von zentraler Bedeutung für alle Bereiche – vom Markenimage über die Innovation bis hin zum Umsatzwachstum und der erfolgreichen Führung eines Unternehmens. Für Wirtschaftsführer kann diese neue Normalität eine Herausforderung sein: Unabhängig von Ihrer Branche werden Sie wahrscheinlich mit immer mehr Richtlinien, Standards, Gesetzen und regulatorischen Rahmenwerken konfrontiert, die auf eine grünere, gerechtere klimafreundliche Welt abzielen. Wie finden Sie sich in diesem Dschungel der Nachhaltigkeit am besten zurecht? Eine „grüne“ BPM-Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Prozesse in den Mittelpunkt Ihrer ESG-Strategie zu stellen. So erreichen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele und festigen den Ruf Ihrer Marke schneller als Wettbewerber.

Geschäftskontinuität

Schon bevor die Corona-Pandemie Produktion, Vertrieb, Lieferantennetz und Nachfrage in der ganzen Welt aus dem Gleichgewicht brachte, wurden Geschäftskontinuität und Resilienz immer wichtiger. Heute bedeutet Resilienz, flexibel auf sich schnell ändernde Märkte reagieren zu können – und gestärkt aus einer Krise hervorzugehen. Business Process Management stärkt Ihre Geschäftskontinuität, indem Sie das Augenmerk auf die Risiken und Folgen für das Geschäft legen und Gegenmaßnahmen definieren und priorisieren. Zudem können Sie Erfahrungen aus früheren Krisen integrieren und Recovery-Strategien und aktualisierte Kontrollsysteme konzipieren, um Ihre Prozesse anzupassen und Ihr Unternehmen durch das Chaos zu führen.

Ist Ihr Unternehmen bereit für die Geschäftstransformation? Bei der Software AG sind wir seit Langem davon überzeugt, dass der Schlüssel zum Erfolg in Ihren Prozessen liegt. Unsere marktführende Produktsuite ARIS ist seit Anfang an dabei: Dr. August-Wilhelm Scheer, der Gründer von ARIS, ist ein BPM-Pionier: Er entwickelte das Tool in den frühen 1990er Jahren, um die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen als Diagramm darzustellen und zu modellieren – auf Basis der tatsächlichen Prozessleistung. Seit 30 Jahren ist ARIS die führende Softwarelösung für Analyse und Management von Geschäftsprozessen in Unternehmen, die sich der digitalen Transformation stellen. ARIS ermöglicht Unternehmen, geschäftlichen Wandel straff zu managen und zu steuern – im gesamten Unternehmen, über mehrere Abteilungen, Hierarchien, Systeme und Standorte hinweg. Es gibt Beteiligten die notwendigen Tools und Erkenntnisse an die Hand, um bessere Entscheidungen zu treffen, und ebnet so den Weg zu operativer Exzellenz.

ARIS eignet sich für Unternehmen jeder Art und jeder Größe: Es ist die einzige BPM-Software auf dem Markt, die Ihre Transformation von der Strategie bis hin zum Betrieb und durch die sechs BPM-Phasen unterstützt (Verstehen, Prozessdesign, Implementieren und Automatisieren, Einführen, Ausführen, Messen und Steuern). ARIS fungiert wie ein „One-Stop-Shop“ für Ihre einheitliche Arbeitsweise. Keine andere Lösung auf dem Markt kombiniert Modellierung und Mining in einem Tool. Damit profitieren Sie von Vorteilen, die eigenständige Systeme vermutlich nicht bieten.

Die sechs Phasen im Lebenszyklus des Business Process Managements

Die Schritte des Geschäftsprozessmanagements umfassen:

Verstehen

Ein umfassender Satz an Funktionen ermöglicht es Ihnen, die momentane Ausführung von Prozessen zu messen und zu steuern und Engpässe zu erkennen. Zudem können Sie durchgängige Prozesse automatisch finden und sie mit entworfenen Prozessen verbinden, um den Grad der Umsetzung zu messen und die Prozesskonformität zu bewerten. Darüber hinaus helfen weitere Analyse- und Dashboard-Funktionen Ihnen dabei, schnellere Entscheidungen basierend auf genauen Daten zu treffen.

Prozessdesign

Wenn Unternehmen effizientere Prozesse gestalten, können sie schnell auf wechselnde Geschäfts- oder Marktanforderungen reagieren. Nutzen Sie modernste Modellierung und Zusammenarbeit, um die Prozesse, Risiken, Richtlinien und IT schneller zu gestalten. So können Sie schneller auf Veränderungen reagieren. Verstehen, dokumentieren und analysieren Sie Prozesse und entwerfen Sie effizientere Prozesse in der Modellierungssprache, die Ihren Anforderungen am besten entspricht (EPC, BPMN usw.).

Implementieren und Automatisieren

Implementieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse effizient. Die Business Automation bietet einen Satz an Tools, mit denen Sie Geschäftsprozesse leichter automatisieren können, angefangen von RPA als genereller Ansatz bis hin zu spezifischen prozessgesteuerten Automatisierungen für SAP und IoT-Management.

Einführen

Befähigen Sie Ihre Belegschaft durch Einführung und Change-Management von BPM und unterstützen Sie die erfolgreiche Transformation und operative Exzellenz durch nutzungsbasierte Informationen gebündelt in einer zentralen Source of Truth (Quelle der Wahrheit. Einführung und Change-Management von BPM ist ein wichtiger Aspekt für jede erfolgreiche Transformation. Ein Erfolg ist nur möglich, wenn Betriebsabläufe und -richtlinien, die in einer zentralen Single Source of Truth (Quelle der Wahrheit) gespeichert und geteilt werden, im gesamten Unternehmen eingeführt werden.

Ausführen

Betriebsabläufe und -richtlinien können im gesamten Unternehmen eingeführt werden. Richten Sie eine geteilte, zentrale Quelle der Wahrheit ein, die auf automatisierter Prozesssteuerung und einem digitalen Bestätigungsmanagement basiert. Managen und steuern Sie tägliche Betriebsabläufe, während Sie gleichzeitig alle relevanten Beteiligten in die automatisierten Prozesse integrieren. Dieser Ansatz führt zu mehr Transparenz, Zusammenarbeit und Kommunikation mit einem benutzerfreundlichen Portal, das rollenbasierten Zugang zu Informationen bietet.

Messen und Steuern

Erhalten Sie eine 360-Grad-Ansicht Ihrer Betriebsabläufe inklusive Lieferkette, Kundendienst, IoT und andere Geschäftsbereiche. Gewinnen Sie detaillierte Geschäftseinblicke, um Muster, Anomalien und Möglichkeiten für Verbesserungen zu finden. Messen und steuern Sie die momentane Ausführung von Prozessen in Echtzeit. Informieren Sie das gesamte Unternehmen in Echtzeit über Prozessänderungen, führen Sie Compliance-Checks durch und verfolgen Sie den Grad der Umsetzung dieser Änderungen.

Praxisbeispiele für den Einsatz von BPM

Erfahren Sie, wie ARIS Sie durch den Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements führt – mit Erkenntnissen von Kunden der Software AG aus den Bereichen Energie, Einzelhandel, Lebensmittel und Getränke, Gesundheitswesen, Bankwesen und Produktentwicklung:

Welche Vorteile bieten Business Process Management und ARIS?

ARIS bietet mehr als die Grundlagen von BPM: ARIS unterstützt Unternehmen auch in anderen Bereichen vom Process Mining bis hin zum Risikomanagement und der Compliance.

• Process Mining. Haben Sie bereits Zeit in die Abbildung und Gestaltung Ihrer Geschäftsprozesse investiert? Wenn ja: Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob Ihre Teams mit diesen Prozessen so arbeiten, wie Sie es vorgesehen haben? Beim Process Mining, einer Analysemethode, werden alle Prozessdaten ausgewertet, um Informationen zu gewinnen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Damit kann Ihr Unternehmen die nächste Stufe der Prozessreife erreichen. Mit ARIS Process Mining gewährleisten Sie Konformität wie auch Compliance. Denn Sie spüren Lücken auf, die Änderungen am Design oder an den grundlegenden Systemen bzw. zusätzliche Schulungen für Ihre Belegschaft erfordern. Sie erhalten wichtige Einblicke in Ihre tatsächlichen Geschäftsprozesse und können diese bei Bedarf ändern.
  
• Risiko und Compliance. In welcher Branche Sie auch tätig sind: Als Wirtschaftsführer denken Sie an die Risiken – von Lieferketten über die Einhaltung von Vorschriften bis hin zum Datendiebstahl und zur Verletzung der Datensicherheit. In der heutigen digitalen Welt, in der Big Data und das IoT ein komplett neues Informationsnetzwerk bilden, ist das proaktive Risikomanagement wichtiger denn je. Mit ARIS Risk & Compliance Management kann Ihr Unternehmen einen prozessorientierten Ansatz für den Aufbau, die Implementierung und den Betrieb eines unternehmensweiten Compliance- und Risikomanagement-Systems nutzen. Sie sind besser denn je in der Lage, Risiken zu erkennen und zu dokumentieren, die wichtigsten Vorschriften zu erfüllen, Vorfälle und Verluste zu managen, Audits im Unternehmen durchzuführen und neue Verfahren zu bestätigen. So haben Sie die Gewissheit, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um die Integrität Ihres Unternehmens zu schützen und zu bewahren.
  

Die Vorteile erfolgreicher BPM-Initiativen sind klar. Erreichen Sie Ihre Geschäftsziele, indem Sie die Stärken von BPM nutzen, um die folgenden Herausforderungen anzugehen und zu überwinden.

Geschäftsresilienz

Unvorhergesehene Ereignisse wie Cyberangriffe, Naturkatastrophen und der Ausfall kritischer Infrastrukturen stellen eine echte Gefahr für den Erfolg eines Unternehmens dar. Aus diesem Grund konzentrieren sich jetzt mehr Industriezweige darauf, die Geschäftsresilienz und -kontinuität zu verbessern. BPM hilft Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung von Lösungen als Teil eines integrierten Compliance-Systems, welche sich in Krisensituationen als sehr wertvoll erweisen können.

Optimierung der Lieferkette

Lieferketten stehen unter wachsendem Druck und Unternehmen, die bisher bei ihrem Bestandsmanagement nach dem Just-in-Time-Prinzip gearbeitet haben, sehen jetzt die Notwendigkeit für eine größere Resilienz. BPM unterstützt den Aufbau effizienterer und resilienterer Lieferketten auf mehrere Weisen. Durch eine detaillierte Abbildung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Engpässe und Ineffizienzen in der Lieferkette aufdecken. Durch Automatisierung können Unternehmen Aufgaben wie Beschaffung, Bestandsmanagement, Auftragsbearbeitung, Logistikverfolgung und Zahlungseinzug straffen und so Aufträge schneller und genauer erfüllen. Und durch eine Datenanalyse von Faktoren wie Bestandsmengen, Lieferzeiten und Kundennachfrage lassen sich Trends und Muster erkennen, auf deren Grundlage effizientere und resilientere Lieferketten aufgebaut werden können.

Beschleunigte digitale Transformation

Das Tempo des Geschäftswandels beschleunigt sich. Frühere Erfolge sind in einem dynamischen, digitalen Umfeld kein Garant für zukünftige Erfolge. Um im heutigen Geschäftsumfeld zu überleben, müssen Unternehmen ihr Geschäftsmodell ständig an neue Herausforderungen anpassen. Mit BPM können Unternehmen ihre Prozesse neu gestalten und so neue Technologien nutzen. BPM hilft Unternehmen in einer Welt, in der Menschen zunehmend mit fähigen und intelligenten maschinellen Assistenten zusammenarbeiten bzw. neben ihnen arbeiten, u. a. dabei, dass ihre Mitarbeiter technisch nicht abgehängt werden.

Einhaltung von Vorschriften

Compliance-Anforderungen sowie die Prozesse zur Einhaltung dieser Anforderungen werden von Jahr zu Jahr komplexer. Neben den bekannten Compliance-Aspekten wie Qualität und Datensicherheit werden nun auch Anforderungen in den Bereichen Umweltschutz, Nachhaltigkeit sowie unternehmerische Sozialverantwortung gestellt. Diese neue Reihe von Vorschriften stellt Unternehmen vor das Problem, ein effizientes Analyse- und Berichtssystem einrichten zu müssen. Business Process Management kann Unternehmen über die Überwachung und die Dokumentation von Prozessen bei der Suche nach Bereichen helfen, in denen das Unternehmen die Vorschriften nicht erfüllt, und dann entsprechende Maßnahmen ergreifen. Mit BPM lassen sich auch komplette Prüfpfade aller Prozesse speichern, damit im Fall einer Prüfung oder einer Untersuchung die Einhaltung von Vorschriften nachgewiesen werden kann.

Steigende Kundenerwartungen

Kundenerwartungen steigen jedes Jahr, wobei immersivere Erlebnisse und mehr Personalisierung ganz vorne stehen. Mit BPM können Unternehmen Möglichkeiten finden, die Wünsche von Kunden schneller und vollständig zu erfüllen. Um die Customer Journey zu verbessern, können Unternehmen zunächst ihre Prozesse im Detail abbilden und so Pain-Points in der Customer Journey finden und dann beseitigen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse straffen und der Kundenfrust reduziert sich. Da BPM einen strukturierten Ansatz für die Kunden-Segmentierung und das Kunden-Targeting bietet, kann es auch bei der Personalisierung helfen. Unternehmen können ihre Angebote auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden zuschneiden, indem sie Customer Journeys abbilden und die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Kunden identifizieren.

Nachhaltigkeit

Kunden schätzen Unternehmen, die nachhaltige Geschäftspraktiken verfolgen. Nachhaltigkeit kann Ihnen auch dabei helfen, Ineffizienzen und Möglichkeiten für Einsparungen zu erkennen und so Ihren Gewinn zu steigern. Nutzen Sie BPM, um Möglichkeiten zur Reduzierung von Abfall und zur Steigerung der Effizienz zu identifizieren. Durch Automatisierung können Unternehmen ihre CO2-Bilanz und gleichzeitig ihre Effizienz verbessern. Business Process Management optimiert auch das Bestandsmanagement, da Unternehmen hierdurch ihren Materialverbrauch reduzieren und unnötigen Abfall vermeiden.

Neue Anforderungen am Arbeitsplatz

Durch das hybride Arbeiten und die vermehrte Zusammenarbeit von Teams, die weltweit verteilt sind, stellen sich neue Anforderungen an die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Mit BPM können Unternehmen digitale Handbücher erstellen und damit leichter über größere Entfernungen zusammenarbeiten. Sie administrieren die rollenspezifische Kommunikation von Prozesswissen, Arbeitsanweisungen und -richtlinien, damit alle Mitarbeiter im Gleichtakt auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Geschäftsagilität

Die Welt, in der Sie geschäftlich tätig sind, unterliegt einem ständigen Wandel. Unternehmen müssen auf diesen Wandel reagieren und sich entsprechend anpassen. Dabei ist es unerheblich, ob dieser Wandel durch unvorhergesehene Ereignisse oder durch neue Gesetze oder Vorschriften ausgelöst wird. Wie lange Ihr Unternehmen im Geschäft bleibt oder nicht, hängt davon ab, wie schnell Sie handeln. BPM unterstützt Change-Management dadurch, dass es eine zentrale Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) für alle Ihre Geschäftsprozesse bietet. Konzentrieren Sie sich auf die individuellen Aspekte (Prozesse, Anwendungen, Geschäftsregeln usw.) in Ihrem Unternehmen, damit Ihr Unternehmen agiler wird und der Konkurrenz immer einen Schritt voraus ist.

 

Halten Ihre Prozesse dem Druck stand?

Ist Ihr Unternehmen bereit, das Potenzial der Prozesse zu erschließen? Sind Sie bereit, nach kontinuierlicher Verbesserung zu streben, um Ihre strategische Vision umzusetzen, damit Sie die nächste unvorhergesehene globale Krise gut bewältigen? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr darüber, wie ARIS Ihre Business Process Transformation und Ihre operative Exzellenz stärkt.